策劃公司活動可能令人生畏;平衡預算、時程表、功能表、娛樂，同時保持你的日常工作，至少可以說是壓倒性的！最重要的是，你希望今年的活動能把去年的活動吹出水面。
那麼，您如何留下來並確保您的活動順利進行呢？我們的清單由具有80 +年行業經驗的活動策劃團隊準備，將消除刺痛。
建立您的活動策劃委員會
如果你有（wo）人力，請組建一個由以下職位組成的委員會：
專案管理人***
監督活動的各個方面，並最終負責活動的執行
管理預算和採購決策
圍繞活動主題、活動和時間安排推動決策
任務：2、3 和監督所有其他任務
公關經理***
與項目經理合作確定出席者名單
確保客人擁有充分利用活動所需的一切
從地圖到日程安排，再到建立回復清單，您的通信經理確保所有出席者都“知情”
負責部署所有邀請和活動提醒
任務 1、9 和 10
活動體驗和娛樂主管***
與項目經理合作尋找場地並規劃餐飲選擇
在日程安排主管的協助下計劃所有活動和娛樂活動
任務 4、5 和 6
創意設計主管
您的創意設計主管將在那裡讓您的活動看起來很棒
將印刷和網路材料、日程安排、標牌、演示範本、贓物等的所有視覺效果放在一起。
任務 6 和 7
調度主管
與項目經理一起選擇日期
與活動體驗和娛樂主管合作管理行程，協調娛樂和餐飲服務的開始和停止時間
確保每個人都在正確的時間出現在正確的地點
協助解決所有未完成的工作，並確保按時完成任務
任務 3、8、10 和協助所有其他任務
對於較小的團隊和活動，優先考慮這些職位
您的活動策劃任務清單
1 – 誰將參加？
這是團隊事務、部門事務還是公司範圍的事情？團隊的規模幾乎決定了一切，包括預算、場地、娛樂和食物，所以從這裡開始計劃。
2 – 設定預算
如果您提前計劃預算、分階段工作並堅持計劃，您將為成功做好準備。請注意，活動的平均費用在 75 美元至 180 美元 / 人之間。
3 – 選擇日期
選擇合適的日期和時間對於活動的成功至關重要。除了選擇對大多數出席者來說方便的日期外，還有其他
您需要考慮的因素：
重大節日
宗教儀式
學校假期
長週末
體育賽事
季節性
特定於您的區域設置的其他因素
嘗試選擇至少兩個可行的日期，這樣當您找到場地時，您的日程安排就可以靈活。
4 – 選擇您的場地
選擇場地是活動策劃過程中至關重要的一部分。許多公司傾向於更傾向於傳統的場地空間，如活動大廳、酒店宴會廳和餐廳。然而，最令人難忘的派對是在公園、倉庫、碼頭或遊艇等非傳統場所舉辦的。
在策劃活動時，不要感到受到地點的限制。走出你的舒適區，計劃一些真正非凡的事情。
5 – 計劃食物和飲料
食物選擇範圍從小口到全餐。這種選擇歸結為幾件事：
啟用時間
活動時長
預算
您的飲料選擇可以決定預算的成敗。對於那些預算緊張的人，可以考慮使用“飲料券”，出席者只能喝幾杯。如果您想讓開放式酒吧靜止不動，請將選擇限製為預先購買的啤酒、葡萄酒和蘇打水。
6 – 組織活動娛樂和活動
並非所有的辦公室派對都有娛樂和活動的預算，但如果您的預算中有空間，它真的可以將您的活動提升到一個新的水準！
請務必與您的場地聊聊他們提供的娛樂和活動，或與他們合作的供應商。很多時候，通過推薦的供應商，您將能夠節省一兩美元。
如果您有（wo）人力，請隨時發揮創意！Pinterest 為有趣的 DIY 辦公室派對遊戲和活動提供了大量創意。
7 – 為您的活動設計和品牌化
與您的創意設計負責人一起確定您想要打造品牌的活動的各個方面。您是否設想在餐巾紙、桌布上展示您的徽標、展示在地板上、贓物上？
一旦你確定了你的場地，你就可以很容易地開始攻擊這一步。同樣，請隨時聯繫您的場地聯繫人，瞭解您所在位置的規格。
注意：這通常是大型公司範圍的活動或面向客戶的活動的任務，因此，如果您的預算有限，請不要為此步驟而煩惱。
8 – 定義行程
這一步幾乎是自己寫的。日程安排負責人將負責彙編所有相關時間和資訊，並將其轉換為易於理解的格式，供所有出席者使用。
9 – 設定著裝要求
這是一個相當重要的步驟，很多時候都被遺忘了。根據您的場地、娛樂和活動計劃，著裝要求將發生變化。確保您的出席者不僅知道著裝的正式程度，而且知道著裝的保暖性。
在任何城市的月光下航行都是美妙的，但根據一年中的不同時間，外面會很冷！如果您在戶外或獨特的地點舉辦活動，請聯繫您的場地以獲取服裝建議。
10 – 發送邀請（和提醒！
確定日期和場地后，向所有出席者發送初始「保存日期」邀請，以便他們可以在日曆上阻止該日期。但是，沒有必要在第一次邀請之前掌握所有細節，因為您很可能仍處於計劃階段。
確保在活動開始前至少發送一次包含更多詳細資訊的後續提醒。此提醒應包括以下內容：
日期/時間
位置
地圖
當地停車場
著裝要求
食物/飲料的簡短描述（以便人們知道他們是否要提前吃飯）
下載並分享完整的資訊圖 – 下載
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