Cách lập kế hoạch cho một sự kiện của công ty

Cập nhật vào
Sự kiện công ty trên thuyền

Lập kế hoạch cho một sự kiện của công ty có vẻ như là một nhiệm vụ quá sức. Đây là một hoạt động quan trọng có thể hỗ trợ thảo luận về các chủ đề khác nhau như tăng trưởng công ty, thảo luận ra mắt sản phẩm, thay đổi quan trọng của công ty, phần thưởng cho nhân viên và hơn thế nữa. Mặc dù có vẻ khó khăn, nhưng việc lập kế hoạch phù hợp sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện của mình một cách dễ dàng. Hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn quyết định cách lập kế hoạch cho một sự kiện thành công của công ty.

Kết quả dự kiến của một sự kiện của công ty có thể thay đổi khá nhiều từ lấy khách hàng làm trung tâm đến tập trung vào công ty hoặc lấy nhân viên làm trung tâm. Vì chủ đề của sự kiện được mở tùy thuộc vào nhu cầu của công ty, điều này có thể thay đổi các sự kiện cần thiết và các diễn giả được chọn cho một sự kiện của công ty. Vì vậy, điều cần thiết là phải lập kế hoạch phù hợp cho một sự kiện thành công của công ty. Biết mục tiêu của bạn là gì và những gì bạn đang hy vọng đạt được với sự kiện sẽ cung cấp cho bạn kết quả tốt nhất.

 

Sự kiện của công ty là gì?

Các sự kiện của công ty giúp các công ty thảo luận về các chủ đề thiết yếu, từ tái cấu trúc công ty đến khuyến khích nhân viên. Chúng là một khía cạnh quan trọng của văn hóa doanh nghiệp cho phép nhân viên và người sử dụng lao động tham gia vào một môi trường thông tin trong khi kết nối trực tiếp. Bằng cách tạo ra một môi trường giáo dục giữa nhân viên và người sử dụng lao động, có nhiều khả năng cả hai bên sẽ đạt được mục tiêu dự định của sự kiện công ty. Tổ chức một sự kiện của công ty cũng cung cấp cho công ty một cơ hội để cảnh báo nhân viên hoặc thành viên hoặc thậm chí công chúng, về các khái niệm được thúc đẩy bởi tổ chức. Đó là thời điểm mà các công ty có sự chú ý của tất cả các thành viên tại một nơi gặp gỡ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty không có cơ hội lập chiến lược hoặc gặp gỡ các bên liên quan khác do địa điểm hoặc lịch trình làm việc khác nhau.

Có một số mục cần thiết cần xem xét khi lập kế hoạch sự kiện của công ty, từ số lượng người tham dự đến chi phí.

 

Lập kế hoạch sự kiện của công ty là gì?

Hiểu được ý nghĩa đằng sau kế hoạch sự kiện của công ty là điều cần thiết để lập kế hoạch ngoại tình. Lập kế hoạch sự kiện của công ty là quá trình tổ chức và thực hiện các sự kiện cho các doanh nghiệp và tổ chức. Biết rằng một sự kiện của công ty đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và nguồn lực hơn một cuộc họp thông thường là rất quan trọng. Tổ chức một sự kiện của công ty là rất quan trọng để xây dựng mối quan hệ nhóm và tăng cường trái phiếu để tạo ra các kết nối thực sự sẽ giúp phát triển công ty và nhân viên của mình.

Những sự kiện này có thể dao động từ quy mô nhóm nhỏ đến quy mô rất lớn. Con số này phụ thuộc vào quy mô của công ty và ai nên tham dự. Điều phối các nhóm lớn hơn đưa việc lập kế hoạch lên cấp độ tiếp theo, đó là lý do tại sao điều cần thiết là phải hiểu cách lập kế hoạch cho một sự kiện của công ty trước khi thực hiện một nhiệm vụ như vậy.

If you’re planning a large corporate event or even on a smaller scale, consider working as a team where each member is responsible for their share or task. Create a spreadsheet to stay organized with each category, venue, guest speaker, agenda, and schedule. This way each person will know their expectations and the deadlines. Here is a list of free options to help you stay organized.

City Cruises can take the stress out of planning any corporate event. Host your next event on the water aboard a unique floating venue with exceptional views. Chef-prepared menu options, full bar service, and all-inclusive packages that are customized to fit your budget and party size are just a few of the reasons why you should choose City Cruises for your next event. Whether you are looking to entertain clients, host employee outings, host a holiday party, or gather your coworkers for team-building activities, city cruises will help you plan it all from creating your guest list to the day of your event. Working with our dedicated and professional team will guarantee success.

Cách lập kế hoạch cho một sự kiện của công ty

Các bước dưới đây sẽ hướng dẫn bạn lập kế hoạch cho một sự kiện của công ty từ đầu đến cuối. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ được trang bị để lên kế hoạch cho bất kỳ sự kiện nào của công ty trong tương lai.

Những người lên kế hoạch cho một sự kiện của công ty

 

1 Xem xét ý định của sự kiện

The initial step is deciding what message you want to send to the event attendees. Typically, the message is already decided when the company requests you to plan the event.

However, multiple messages may need to be relayed to the attendees, and it can be essential to decipher which message is primary and which is the secondary message.

Khi ý định và thông điệp được quyết định, điều quan trọng là phải xem xét mục tiêu của sự kiện. Có lẽ mục tiêu là gắn kết nhân viên lại với nhau hoặc cung cấp một môi trường thân thiện cho các nhà đầu tư tiềm năng. Xem xét mục tiêu này sẽ hỗ trợ trong việc lập kế hoạch cho sự kiện.

Remember, the event is focused on the attendees. So, it is essential to consider how the event will affect them and what they hope to gather. Put yourself in their shoes and decide what the event should accomplish. Is team building what you hope to achieve? Or is it brand recognition and loyalty? Is it educational for your employees? Whatever your needs may be, planning will create a smooth, enjoyable, and successful event for all.

Tổ chức sự kiện doanh nghiệp

2 Ngân sách cho sự kiện

Lập ngân sách là điều cần thiết để lập kế hoạch cho bất kỳ sự kiện sắp tới nào, đặc biệt là trong thế giới doanh nghiệp. Nếu ngân sách không hỗ trợ sự kiện, điều đó không thể xảy ra. Cần phải ngồi lại và xem xét ngân sách sự kiện phù hợp, sau đó đảm bảo bạn duy trì dưới ngân sách đó.

Nếu bạn không chắc chắn làm thế nào để lập ngân sách cho một sự kiện quy mô lớn hơn, hãy dành thời gian để nghiên cứu các sự kiện của công ty trong quá khứ và chi phí của chúng để giúp bạn có được một phạm vi sân bóng. Khi bạn xác định ngân sách của mình, hãy đảm bảo bạn không vượt qua ngưỡng đó. Khi làm việc với ngân sách, hãy nhớ rằng bạn muốn phân bổ tiền một cách hợp lý. Chi tiêu quá nhiều cho đồ trang trí sẽ khiến bạn có ít hơn cho các diễn giả khách mời hoặc thực phẩm và đồ uống. Bạn không muốn khách đói!

3 Tạo danh sách khách mời

Bây giờ bạn đã xác định được ngân sách, bạn có thể tạo danh sách khách mời gồm những người tham dự tiềm năng. Đầu tiên, hãy bắt đầu với số lượng người mà các địa điểm có sẵn có thể chứa. Nếu bạn đang xem xét các địa điểm trong phạm vi ngân sách chỉ có thể chứa 1,000 người, việc tạo danh sách khách mời với 10,000 tên không có ý nghĩa gì.

Xem xét ai sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ sự kiện (nhà đầu tư, nhân viên, v.v.) và bắt đầu tạo danh sách khách mời. Luôn luôn tốt hơn để mời nhiều người hơn là quá ít.

4 Quyết định vị trí

Địa điểm là một khía cạnh thiết yếu của sự kiện nếu không phải là quyết định quan trọng nhất. Bạn muốn đảm bảo đó là một địa điểm dễ tiếp cận cho những người tham dự của bạn. Hãy ghi nhớ nhu cầu đi lại cho khách của bạn. Bạn muốn đảm bảo rằng nếu bạn có khách ngoại tỉnh tham dự, họ có nhiều thời gian để lên kế hoạch sắp xếp.

If you really want to wow your guests, planning your next corporate event on the water is a decision you will not regret. Your guests will cherish the memories created with their team while relaxing on the water in the fresh air. This will be a corporate event that is talked about for years to come and your team will appreciate the opportunity to get out of the office and on the water.

5 Cân nhắc Đặt một Địa điểm có Người lập kế hoạch Sự kiện

If you’re still overwhelmed when thinking about planning a corporate event, it may be best to select an option that is nearly thoroughly planned for you. Many venues or locations will plan out the food, entertainment, drinks, and more for you. This will help save you time in the planning process. Most people assume that hiring an event planner will be costly. It may surprise you that event planners can often be cost-effective considering they have connections through a network of vendors. They are aware of fair rates and can negotiate on your behalf. They are knowledgeable and realistic about budgets and can help with determining a final budget, so you know the exact costs. Not only will they most likely save you money but more importantly time.

You can elect to book a corporate event on the water to provide attendees with beautiful views of nearly any major city. For example, if you’re seeking to create an event in Chicago, some yachts will allow you to offer an unforgettable event. When considering working with an event company, Chicago corporate events on the water are a great place to start. City Cruises also offers company event venues in:

Tiệc quy tụ công ty

6 Gửi lời mời và tiếp thị sự kiện của công ty

Khi bạn đã xác định xem bạn đang làm việc với một công ty tổ chức sự kiện của công ty hay tự lên kế hoạch cho sự kiện, cần phải xem xét cách tốt nhất để tiếp thị sự kiện. Nếu mọi người không biết về sự kiện, họ không thể tham dự. Tiếp thị sự kiện đã chuyển sang trực tuyến gần đây, làm cho nó dễ dàng hơn nhiều (và rẻ hơn) để tiếp thị. Bạn có thể tiếp thị sự kiện qua email, thông báo trên mạng xã hội, v.v. Đảm bảo cập nhật những điều này khi cần thiết và nhất quán với thông điệp để thông tin rõ ràng cho tất cả mọi người. Bạn có thể bắt đầu bằng cách gửi email lời mời, thêm sự kiện của bạn vào bản tin của công ty và để nhóm Salesforce của bạn quảng bá cho khách hàng và đối tác. Đảm bảo rằng bạn có một phương pháp hợp lý để cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện.

7 Đưa ra quyết định cuối cùng và sắp xếp

Bước cuối cùng trong việc lập kế hoạch cho một sự kiện thành công là xác nhận sự sắp xếp và đặt địa điểm tổ chức sự kiện, công ty phục vụ, v.v. Vì bạn là người lập kế hoạch sự kiện của công ty, bạn cũng sẽ muốn xem xét bất kỳ món quà hoặc tài liệu phát tay nào bạn muốn đưa vào. Có lẽ công ty của bạn muốn mỗi người tham gia nhận được áo phông hoặc chai nước có thương hiệu. Những mục này sẽ đảm bảo những người tham dự cảm thấy như họ là một phần của công ty và mang lại trải nghiệm thú vị. Nó cũng là một công cụ tiếp thị tuyệt vời.

Đây cũng là lúc để hoàn thiện bất kỳ hoạt động nào bạn muốn đưa vào sự kiện. Khi bạn đã thực hiện tất cả các sắp xếp và chạy qua danh sách kiểm tra tổ chức sự kiện của công ty với nhóm tổ chức sự kiện của mình, sự kiện của bạn có thể diễn ra mà không gặp trở ngại nào. Tất cả những gì còn lại phải làm là tận hưởng sự kiện khi nó diễn ra xung quanh.

Now that you have celebrated your event, make sure to get feedback from your guests. This will help determine if you have met your objectives for the meeting and can help you better prepare for next time. You can survey attendees using an event planning app or another survey method. It is important to understand that you may not get all positive feedback, which is part of making it even better for the next event. Ready to book your event? Fill out this form and an event planner will contact you.

 

FAQ

Why is it important to understand the intention of a corporate event?

There are several factors to consider planning a corporate event. Understanding the intention sets the right tone, and helps decide appropriate activities and /or speakers for the event.

When should you decide upon a budget for a corporate event?

Budget is a key factor in planning a successful corporate event and should be the first detail considered. You want to ensure that funds are allocated appropriately for each aspect such as; the venue, food, entertainment, and party size.

How should I determine the guest list?

Your guest list should include employees, clients, shareholders, and even potential clients. Establishing your intention for the event will help with the guest list.

Is Location important for your corporate event?

Location is one of the most important factors when planning a corporate event. You must choose a location that is comfortable and convenient for guests as well as a location that will set the tone.

Is it expensive to hire an event planner?

Hiring an event planner can be surprisingly affordable as oftentimes a planner has knowledge and connections with vendors to negotiate better pricing. They can also ensure things run smoothly with their experience.

How can I guarantee that my corporate event will engage attendees?

Careful planning and organization will ensure your corporate events’ success. A fun and relaxing environment will guarantee a good time will be had by all. Planning an event on the water will provide your guests with delicious food, lively entertainment, fresh air, and scenic views for an unforgettable event.

 

 

Ngày đăng gốc: Tháng Tám 9, 2022