Jinsi ya Kupanga Tukio la Kampuni

Kupanga tukio la ushirika kunaweza kuonekana kama kazi kubwa. Ni shughuli muhimu ambayo inaweza kusaidia katika kujadili mada mbalimbali kama vile ukuaji wa kampuni, majadiliano ya uzinduzi wa bidhaa, mabadiliko makubwa ya kampuni, tuzo za wafanyikazi, na zaidi. Ingawa inaonekana kuwa changamoto, mipango sahihi itakusaidia kuondoa tukio lako kwa urahisi. Mwongozo hapa chini utakusaidia kuamua jinsi ya kupanga tukio la ushirika lenye mafanikio.

Matokeo yaliyokusudiwa ya tukio la ushirika yanaweza kutofautiana kidogo kutoka kwa mteja-centric hadi kampuni-centric au mfanyakazi-centric. Kwa kuwa mada ya tukio iko wazi kulingana na mahitaji ya kampuni, hii inaweza kubadilisha matukio muhimu na wasemaji waliochaguliwa kwa tukio la ushirika. Kwa hivyo, ni muhimu kupanga ipasavyo kwa hafla ya ushirika iliyofanikiwa. Kujua malengo yako ni nini na nini unatarajia kukamilisha na tukio hilo itakupa matokeo bora.

Tukio la ushirika ni nini?

Matukio ya ushirika husaidia makampuni kujadili mada muhimu, kutoka kwa marekebisho ya kampuni hadi motisha za wafanyikazi. Wao ni kipengele muhimu cha utamaduni wa ushirika ambao unaruhusu wafanyikazi na waajiri kushiriki katika mazingira ya kuelimisha wakati wa kuunganisha kibinafsi. Kwa kuunda mazingira ya elimu kati ya mfanyakazi na mwajiri, kuna nafasi kubwa kwamba pande zote mbili zitafikia lengo lililokusudiwa la tukio la ushirika. Kukaribisha hafla ya ushirika pia hutoa kampuni fursa ya kuwaarifu wafanyikazi au wanachama au hata umma, wa dhana zilizokuzwa na shirika. Ni wakati ambapo makampuni yana umakini wa wanachama wote katika sehemu moja ya mkutano. Hii ni muhimu hasa kwa makampuni ambayo hayana fursa ya kupanga au kukutana na wadau wengine kutokana na maeneo tofauti au ratiba za kazi.

Kuna vitu muhimu vya kuzingatia wakati wa kupanga hafla ya ushirika, kutoka kwa idadi ya waliohudhuria hadi gharama.

Mipango ya Tukio la Kampuni ni nini?

Kuelewa maana ya mipango ya hafla ya ushirika ni muhimu kwa kupanga jambo hilo. Upangaji wa hafla ya ushirika ni mchakato wa kuandaa na kutekeleza hafla kwa biashara na mashirika. Kujua kwamba tukio la ushirika linahitaji muda zaidi, juhudi, na rasilimali kuliko mkutano wa kawaida ni muhimu. Kukaribisha tukio la ushirika ni muhimu kujenga uhusiano wa timu na kuimarisha vifungo ili kuunda uhusiano wa kweli ambao utasaidia kukuza kampuni na wafanyikazi wake.

Matukio haya yanaweza kutoka kwa ukubwa wa kikundi kidogo hadi kubwa sana. Idadi hii inategemea jinsi kampuni ilivyo kubwa na ni nani anayepaswa kuhudhuria. Kuratibu vikundi vikubwa huchukua mipango ya ngazi inayofuata, ndiyo sababu ni muhimu kuelewa jinsi ya kupanga tukio la ushirika kabla ya kufanya kazi kama hiyo.

Ikiwa unapanga tukio kubwa la ushirika au hata kwa kiwango kidogo, fikiria kufanya kazi kama timu ambapo kila mwanachama ana jukumu la kushiriki au kazi yake. Unda lahajedwali ili kukaa kupangwa na kila kitengo, ukumbi, msemaji wa wageni, ajenda, na ratiba. Kwa njia hii kila mtu atajua matarajio yake na tarehe za mwisho. Hapa kuna orodha ya chaguzi za bure kukusaidia kukaa kupangwa.

City Cruises inaweza kuchukua mafadhaiko nje ya kupanga tukio lolote la ushirika. Shiriki tukio lako linalofuata kwenye maji ndani ya eneo la kipekee linaloelea na maoni ya kipekee. Chaguzi za menyu zilizoandaliwa na chef, huduma kamili ya bar, na vifurushi vyote vinavyojumuisha ambavyo vimeboreshwa ili kutoshea bajeti yako na saizi ya chama ni sababu chache tu kwa nini unapaswa kuchagua City Cruises kwa tukio lako linalofuata. Ikiwa unatafuta kuwakaribisha wateja, mwenyeji wa wafanyikazi, mwenyeji wa sherehe ya likizo, au kukusanya wafanyikazi wenzako kwa shughuli za kujenga timu, cruises za jiji zitakusaidia kupanga yote kutoka kwa kuunda orodha yako ya wageni hadi siku ya tukio lako. Kufanya kazi na timu yetu ya kujitolea na ya kitaaluma itahakikisha mafanikio.

Jinsi ya kupanga tukio la ushirika

Hatua zilizo hapa chini zitakuongoza kupitia kupanga hafla ya ushirika kutoka mwanzo hadi mwisho. Baada ya kusoma makala hii, utakuwa na vifaa vya kupanga idadi yoyote ya matukio ya baadaye ya ushirika.

Watu wanaopanga tukio la ushirika

1 Fikiria nia ya tukio hilo

Hatua ya kwanza ni kuamua ni ujumbe gani unataka kutuma kwa washiriki wa tukio. Kwa kawaida, ujumbe tayari umeamuliwa wakati kampuni inakuomba kupanga tukio hilo.

Hata hivyo, ujumbe mwingi unaweza kuhitaji kutumwa kwa washiriki, na inaweza kuwa muhimu kubainisha ni ujumbe gani wa msingi na ambao ni ujumbe wa pili.

Wakati nia na ujumbe unaamuliwa, ni muhimu kuzingatia lengo la tukio hilo. Labda lengo ni kuleta wafanyakazi pamoja au kutoa mazingira ya kukaribisha kwa wawekezaji wenye uwezo. Kwa kuzingatia lengo hili itasaidia katika kupanga tukio hilo.

Kumbuka, tukio hilo linalenga washiriki. Kwa hivyo, ni muhimu kuzingatia jinsi tukio hilo litawaathiri na kile wanachotarajia kukusanya. Jiweke kwenye viatu vyao na uamue kile tukio linapaswa kutimiza. Je, timu inajenga kile unachotarajia kufikia? Au ni utambulisho wa chapa na uaminifu? Je, ni elimu kwa wafanyakazi wako? Chochote mahitaji yako yanaweza kuwa, kupanga kutaunda tukio laini, la kufurahisha, na lenye mafanikio kwa wote.

Upangaji wa hafla ya ushirika

- 2 Bajeti kwa ajili ya tukio

Bajeti ni muhimu katika kupanga tukio lolote lijalo, hasa katika ulimwengu wa ushirika. Ikiwa bajeti haiungi mkono tukio hilo, haiwezi kutokea. Ni muhimu kukaa chini na kuzingatia bajeti inayofaa ya tukio, kisha hakikisha unakaa chini ya bajeti hiyo.

Kama huna uhakika jinsi ya bajeti kwa ajili ya tukio kubwa, kuchukua muda wa utafiti matukio ya zamani ya kampuni na gharama zao kukusaidia kupata ballpark mbalimbali. Mara baada ya kuamua bajeti yako, hakikisha hauvuki kizingiti hicho. Wakati wa kufanya kazi na bajeti, kumbuka kwamba unataka kutenga fedha ipasavyo. Kutumia sana kwenye mapambo kutakuacha na kidogo kwa wasemaji wa wageni au chakula na vinywaji. Hutaki wageni wenye njaa!

3 Unda Orodha ya Wageni

Sasa kwa kuwa umeamua bajeti, unaweza kuunda orodha ya wageni ya washiriki wanaowezekana. Kwanza, anza na watu wangapi maeneo yanayopatikana yanaweza kushikilia. Ikiwa unaangalia kumbi ndani ya bajeti ambayo inaweza kushikilia watu 1,000 tu, kuunda orodha ya wageni na majina ya 10,000 haina maana.

Fikiria ni nani angefaidika zaidi na tukio hilo (wawekezaji, wafanyikazi, nk) na uanze kutengeneza orodha ya wageni. Daima ni bora kuwaalika watu wengi badala ya wachache sana.

4 Kuamua juu ya eneo

Eneo ni sehemu muhimu ya tukio ikiwa sio uamuzi muhimu zaidi. Unataka kuhakikisha kuwa ni eneo linalopatikana kwa urahisi kwa washiriki wako. Kumbuka mahitaji ya kusafiri kwa wageni wako pia. Unataka kuhakikisha kuwa ikiwa una wageni wa nje ya mji wanaohudhuria, wana muda wa kutosha kupanga mipango.

Ikiwa unataka kweli kuwapamba wageni wako, kupanga tukio lako la ushirika linalofuata kwenye maji ni uamuzi ambao hautajuta. Wageni wako watathamini kumbukumbu zilizoundwa na timu yao wakati wa kupumzika kwenye maji katika hewa safi. Hii itakuwa tukio la ushirika ambalo linazungumzwa kwa miaka ijayo na timu yako itathamini fursa ya kutoka ofisini na juu ya maji.

5 Fikiria Kuweka Nafasi ambayo ina Mpangaji wa Tukio

Ikiwa bado umezidiwa wakati unafikiria juu ya kupanga hafla ya ushirika, inaweza kuwa bora kuchagua chaguo ambalo limepangwa kabisa kwako. Sehemu nyingi au maeneo yatapanga chakula, burudani, vinywaji, na zaidi kwako. Hii itasaidia kuokoa muda wako katika mchakato wa kupanga. Watu wengi wanadhani kuwa kukodisha mpangaji wa hafla itakuwa gharama kubwa. Inaweza kukushangaza kwamba wapangaji wa hafla mara nyingi wanaweza kuwa na gharama nafuu kwa kuzingatia wana uhusiano kupitia mtandao wa wachuuzi. Wanajua viwango vya haki na wanaweza kujadili kwa niaba yako. Wao ni wenye ujuzi na wa kweli juu ya bajeti na wanaweza kusaidia kuamua bajeti ya mwisho, kwa hivyo unajua gharama halisi. Sio tu kwamba wanaweza kukuokoa pesa lakini muhimu zaidi wakati.

Unaweza kuchagua kuweka tukio la ushirika kwenye maji ili kuwapa washiriki maoni mazuri ya karibu jiji lolote kubwa. Kwa mfano, ikiwa unatafuta kuunda tukio huko Chicago, yachts zingine zitakuruhusu kutoa tukio lisilosahaulika. Wakati wa kuzingatia kufanya kazi na kampuni ya tukio, matukio ya kampuni ya Chicago kwenye maji ni mahali pazuri pa kuanza. City Cruises pia inatoa kumbi za hafla za kampuni katika:

Chama cha Mkusanyiko wa Kampuni

6 Tuma Mialiko na Uuzaji wa Tukio la Kampuni

Mara tu unapoamua ikiwa unafanya kazi na kampuni ya hafla ya ushirika au kupanga tukio mwenyewe, ni muhimu kuzingatia njia bora ya kuuza hafla hiyo. Ikiwa watu hawajui kuhusu tukio hilo, hawawezi kuhudhuria. Uuzaji wa hafla umebadilika mkondoni hivi karibuni, na kuifanya iwe rahisi zaidi (na ya bei rahisi) kwa soko. Unaweza kuuza tukio hilo kupitia barua pepe, matangazo ya media ya kijamii, nk. Hakikisha kusasisha hizi kama inahitajika na kuwa sawa na ujumbe ili habari iwe wazi kwa wote. Unaweza kuanza kwa kutuma barua pepe mialiko, kuongeza tukio lako kwa majarida ya ushirika, na kuwa na timu yako ya Salesforce kupata neno kwa wateja na washirika. Hakikisha kuwa una njia iliyoratibiwa ya kutoa maelezo kuhusu tukio hilo.

7 Fanya maamuzi ya mwisho na uweke mipango

Hatua ya mwisho katika kupanga tukio la mafanikio ni kuthibitisha mipangilio na uhifadhi wa eneo la tukio, kampuni ya upishi, nk. Kwa kuwa wewe ni mpangaji wa hafla ya ushirika, utataka pia kuzingatia zawadi yoyote au vitini unavyotaka kujumuisha. Labda kampuni yako inataka kila mshiriki apokee fulana zenye chapa au chupa za maji. Vitu hivi vitahakikisha washiriki wanahisi kama wao ni sehemu ya kampuni na kutoa uzoefu mzuri. Pia ni zana nzuri ya uuzaji.

Huu pia ni wakati wa kukamilisha shughuli zozote unazotaka kujumuisha katika tukio hilo. Mara tu umefanya mipangilio yote na kukimbia kupitia orodha ya mipango ya hafla ya ushirika na timu yako ya kupanga hafla, tukio lako linaweza kwenda bila hitch. Yote ambayo yamebaki kufanya ni kufurahia tukio hilo wakati linazunguka.

Now that you have celebrated your event, make sure to get feedback from your guests. This will help determine if you have met your objectives for the meeting and can help you better prepare for next time. You can survey attendees using an event planning app or another survey method. It is important to understand that you may not get all positive feedback, which is part of making it even better for the next event. Ready to book your event? Fill out this form and an event planner will contact you.

MASWALI

Kwa nini ni muhimu kuelewa nia ya tukio la ushirika?

Kuna mambo kadhaa ya kuzingatia kupanga tukio la ushirika. Kuelewa nia huweka sauti sahihi, na husaidia kuamua shughuli zinazofaa na / au wasemaji kwa tukio hilo.

Ni wakati gani unapaswa kuamua juu ya bajeti ya tukio la ushirika?

Bajeti ni jambo muhimu katika kupanga tukio la ushirika lililofanikiwa na inapaswa kuwa maelezo ya kwanza kuzingatiwa. Unataka kuhakikisha kuwa fedha zinatengwa ipasavyo kwa kila nyanja kama vile; ukumbi, chakula, burudani, na ukubwa wa sherehe.

Ninawezaje kuamua orodha ya wageni?

Orodha yako ya wageni inapaswa kujumuisha wafanyikazi, wateja, wanahisa, na hata wateja wanaowezekana. Kuanzisha nia yako ya tukio itasaidia na orodha ya wageni.

Je, eneo ni muhimu kwa tukio lako la ushirika?

Eneo ni moja ya mambo muhimu zaidi wakati wa kupanga tukio la ushirika. Lazima uchague eneo ambalo ni vizuri na rahisi kwa wageni na pia eneo ambalo litaweka sauti.

Je, ni gharama kubwa kuajiri mpangaji wa tukio?

Kuajiri mpangaji wa hafla inaweza kuwa ya kushangaza kwa bei rahisi kwani mara nyingi mpangaji ana maarifa na uhusiano na wachuuzi kujadili bei bora. Wanaweza pia kuhakikisha mambo yanakwenda vizuri na uzoefu wao.

Ninawezaje kuhakikisha kuwa tukio langu la ushirika litahusisha washiriki?

Kupanga kwa uangalifu na shirika kutahakikisha mafanikio ya hafla zako za ushirika. Mazingira ya kufurahisha na ya kupumzika yatahakikisha wakati mzuri utapatikana na wote. Kupanga tukio kwenye maji kutawapa wageni wako chakula kitamu, burudani ya kupendeza, hewa safi, na maoni mazuri kwa tukio lisilosahaulika.

Tarehe ya Chapisho la Asili: Agosti 9, 2022