Como planear um evento empresarial

Planear um evento empresarial pode parecer uma tarefa avassaladora. É uma actividade importante que pode ajudar a discutir vários tópicos tais como o crescimento da empresa, discussões de lançamento de produtos, mudanças significativas na empresa, recompensas aos empregados, e muito mais. Embora pareça desafiante, o planeamento adequado irá ajudá-lo a realizar o seu evento com facilidade. O guia abaixo irá ajudá-lo a decidir como planear um evento empresarial de sucesso.

O resultado pretendido de um evento empresarial pode variar bastante, desde o centrado no cliente ao centrado na empresa ou centrado no empregado. Uma vez que o tema do evento está aberto dependendo das necessidades da empresa, isto pode alterar os eventos necessários e os oradores seleccionados para um evento empresarial. Assim, é essencial planear em conformidade para um evento empresarial de sucesso. Saber quais são os seus objectivos e o que espera alcançar com o evento proporcionar-lhe-á o melhor resultado.

O que é um evento empresarial?

Os eventos empresariais ajudam as empresas a discutir tópicos essenciais, desde a reestruturação de empresas até aos incentivos aos empregados. São um aspecto vital da cultura empresarial que permite que empregados e empregadores se envolvam num ambiente informativo enquanto se ligam pessoalmente. Ao criar um ambiente educativo entre o empregado e o empregador, há uma maior probabilidade de ambas as partes alcançarem o objectivo pretendido do evento empresarial. A realização de um evento empresarial também proporciona à empresa uma oportunidade de alertar o pessoal ou os membros ou mesmo o público, de conceitos promovidos pela organização. É um momento em que as empresas têm a atenção de todos os membros num único local de reunião. Isto é especialmente crucial para as empresas que não têm a oportunidade de definir estratégias ou reunir-se com outros interessados devido a diferentes locais ou horários de trabalho.

Há alguns itens necessários a considerar no planeamento de eventos empresariais, desde o número de participantes até aos custos.

O que é o Planeamento de Eventos Empresariais?

Compreender o significado do planeamento de eventos empresariais é essencial para o planeamento do caso. O planeamento de eventos empresariais é o processo de organização e execução de eventos para empresas e organizações. Saber que um evento corporativo requer mais tempo, esforço e recursos do que uma reunião típica é vital. A realização de um evento corporativo é crucial para construir relações de equipa e fortalecer laços para criar ligações genuínas que ajudarão a empresa e os seus funcionários a crescer.

Estes eventos podem variar desde pequenos grupos até grupos muito grandes. Este número depende do tamanho da empresa e de quem deve estar presente. A coordenação de grupos maiores leva o planeamento ao nível seguinte, razão pela qual é essencial compreender como planear um evento empresarial antes de empreender tal tarefa.

If you’re planning a large corporate event or even on a smaller scale, consider working as a team where each member is responsible for their share or task. Create a spreadsheet to stay organized with each category, venue, guest speaker, agenda, and schedule. This way each person will know their expectations and the deadlines. Here is a list of free options to help you stay organized.

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Os passos abaixo guiá-lo-ão no planeamento de um evento empresarial do início ao fim. Depois de ler este artigo, estará equipado para planear qualquer número de futuros eventos empresariais.

pessoas que planeiam um evento empresarial

1 Considerar a Intenção do Evento

The initial step is deciding what message you want to send to the event attendees. Typically, the message is already decided when the company requests you to plan the event.

However, multiple messages may need to be relayed to the attendees, and it can be essential to decipher which message is primary and which is the secondary message.

Quando a intenção e a mensagem são decididas, é vital considerar o objectivo do evento. Talvez o objectivo seja reunir os funcionários ou proporcionar um ambiente acolhedor para potenciais investidores. A consideração deste objectivo ajudará no planeamento do evento.

Remember, the event is focused on the attendees. So, it is essential to consider how the event will affect them and what they hope to gather. Put yourself in their shoes and decide what the event should accomplish. Is team building what you hope to achieve? Or is it brand recognition and loyalty? Is it educational for your employees? Whatever your needs may be, planning will create a smooth, enjoyable, and successful event for all.

planeamento de eventos empresariais

2 Orçamento para o Evento

A orçamentação é essencial para o planeamento de qualquer evento futuro, especialmente no mundo empresarial. Se o orçamento não apoiar o evento, este não pode ocorrer. É necessário sentar-se e considerar um orçamento apropriado para o evento, depois assegurar-se de que se mantém abaixo desse orçamento.

Se não tiver a certeza de como orçamentar um evento de maior escala, reserve tempo para pesquisar eventos passados da empresa e os seus custos para o ajudar a obter um intervalo de ballpark. Uma vez determinado o seu orçamento, assegure-se de que não ultrapassa esse limite. Quando trabalhar com um orçamento, lembre-se de que pretende atribuir fundos de forma apropriada. Gastar demasiado em decorações deixá-lo-á com menos para oradores convidados ou comida e bebidas. Não quer convidados esfomeados!

3 Criar uma Lista de Convidados

Agora que já determinou o orçamento, pode criar a lista de convidados potenciais participantes. Primeiro, comece com o número de pessoas que os locais disponíveis podem acolher. Se estiver a olhar para locais dentro do orçamento que só podem conter 1.000 pessoas, criar uma lista de convidados com 10.000 nomes não faz sentido.

Considerar quem beneficiaria mais com o evento (investidores, empregados, etc.) e começar a elaborar a lista de convidados. É sempre melhor convidar muitas pessoas do que muito poucas.

4 Decidir sobre o local

A localização é um aspecto essencial do evento, se não a decisão mais importante. Pretende garantir que é um local facilmente acessível para os seus participantes. Tenha também em mente as necessidades de viagem dos seus convidados. Deseja assegurar-se de que, se tiver convidados de fora da cidade presentes, eles têm tempo suficiente para planear os preparativos.

If you really want to wow your guests, planning your next corporate event on the water is a decision you will not regret. Your guests will cherish the memories created with their team while relaxing on the water in the fresh air. This will be a corporate event that is talked about for years to come and your team will appreciate the opportunity to get out of the office and on the water.

5 Considere Reservar um Local que tenha um Organizador de Eventos

If you’re still overwhelmed when thinking about planning a corporate event, it may be best to select an option that is nearly thoroughly planned for you. Many venues or locations will plan out the food, entertainment, drinks, and more for you. This will help save you time in the planning process. Most people assume that hiring an event planner will be costly. It may surprise you that event planners can often be cost-effective considering they have connections through a network of vendors. They are aware of fair rates and can negotiate on your behalf. They are knowledgeable and realistic about budgets and can help with determining a final budget, so you know the exact costs. Not only will they most likely save you money but more importantly time.

You can elect to book a corporate event on the water to provide attendees with beautiful views of nearly any major city. For example, if you’re seeking to create an event in Chicago, some yachts will allow you to offer an unforgettable event. When considering working with an event company, Chicago corporate events on the water are a great place to start. City Cruises also offers company event venues in:

Festa de Encontro de Empresas

6 Enviar Convites e Comercializar o Evento Corporativo

Uma vez determinado se está a trabalhar com uma empresa de eventos empresariais ou a planear o evento, é necessário considerar a melhor forma de comercializar o evento. Se as pessoas não souberem do evento, não poderão participar. O marketing de eventos mudou-se recentemente para a Internet, tornando muito mais fácil (e mais barato) comercializar o evento. É possível comercializar o evento através de e-mails, anúncios nas redes sociais, etc. Certifique-se de os actualizar conforme necessário e de ser consistente com o envio de mensagens, para que a informação seja clara para todos. Pode começar por enviar por e-mail convites, adicionar o seu evento a newsletters empresariais, e fazer com que a sua equipa de Salesforce leve a palavra aos clientes e parceiros. Certifique-se de que tem um método racionalizado para fornecer detalhes sobre o evento.

7 Tomar as decisões finais e reservar os arranjos

A etapa final no planeamento de um evento bem sucedido é confirmar os preparativos e a reserva do local do evento, empresa de catering, etc. Uma vez que é o organizador do evento corporativo, também vai querer considerar quaisquer presentes ou esmolas que deseje incluir. Talvez a sua empresa queira que cada participante receba t-shirts de marca ou garrafas de água. Estes artigos irão garantir que os participantes se sintam parte da empresa e proporcionar uma experiência agradável. É também uma óptima ferramenta de marketing.

Este é também o momento para finalizar quaisquer actividades que deseje incluir no evento. Depois de ter feito todos os preparativos e de passar por uma lista de verificação de planeamento de eventos empresariais com a sua equipa de planeamento de eventos, o seu evento pode decorrer sem qualquer problema. Tudo o que resta a fazer é desfrutar do evento quando este se desenrola.

Now that you have celebrated your event, make sure to get feedback from your guests. This will help determine if you have met your objectives for the meeting and can help you better prepare for next time. You can survey attendees using an event planning app or another survey method. It is important to understand that you may not get all positive feedback, which is part of making it even better for the next event. Ready to book your event? Fill out this form and an event planner will contact you.

FAQ

Why is it important to understand the intention of a corporate event?

There are several factors to consider planning a corporate event. Understanding the intention sets the right tone, and helps decide appropriate activities and /or speakers for the event.

When should you decide upon a budget for a corporate event?

Budget is a key factor in planning a successful corporate event and should be the first detail considered. You want to ensure that funds are allocated appropriately for each aspect such as; the venue, food, entertainment, and party size.

How should I determine the guest list?

Your guest list should include employees, clients, shareholders, and even potential clients. Establishing your intention for the event will help with the guest list.

Is Location important for your corporate event?

Location is one of the most important factors when planning a corporate event. You must choose a location that is comfortable and convenient for guests as well as a location that will set the tone.

Is it expensive to hire an event planner?

Hiring an event planner can be surprisingly affordable as oftentimes a planner has knowledge and connections with vendors to negotiate better pricing. They can also ensure things run smoothly with their experience.

How can I guarantee that my corporate event will engage attendees?

Careful planning and organization will ensure your corporate events’ success. A fun and relaxing environment will guarantee a good time will be had by all. Planning an event on the water will provide your guests with delicious food, lively entertainment, fresh air, and scenic views for an unforgettable event.

Data de postagem original: 9 de Agosto de 2022