Steek je hand op als je ooit het plannen van een feest tot het laatste moment hebt overgelaten. Je kunt het niet zien, maar onze handen gingen omhoog. We hebben gesproken over waarom je vroeg moet beginnen met plannen, maar zelfs wij zijn schuldig aan het plannen van een last-minute vakantiefeest. Ben je nog maar een paar maanden bezig en probeer je alles klaar te krijgen? Bekijk de tips van onze eventplanners om ervoor te zorgen dat uw last-minute vakantiefeest toch nog onvergetelijk wordt.
Stel een budget vast.
Locaties en cateraars zijn rond de feestdagen snel volgeboekt, zodat u soms weinig opties overhoudt. Als u weet wat uw budget is, kunt u uw opties beperken. Onze evenementenplanners raden u aan een budget van minstens 100 tot 150 dollar per persoon aan te houden. Probeer altijd ten minste een paar honderd dollar onder het budget te blijven om rekening te houden met onverwachte uitgaven.
Lees hier meer over het budgetteren van een vakantiefeestje.
Beslis over het soort evenement.
Afhankelijk van het doel van het evenement kunt u verschillende opties overwegen. Is uw bedrijf onlangs ingekrompen? Dan is een informele zondagmiddagpicknick misschien beter geschikt. Heeft uw bedrijf de omzetdoelstellingen overtroffen? Een extravagant themafeest op een jacht kan de beloning zijn waar iedereen op wacht. Als u weet wat u zoekt, kunt u een locatie en een menu kiezen, twee van de moeilijkste onderdelen.
Wees flexibel met je data.
Wat feestjes betreft, zijn niet alle data gelijk. Vrijdagen en zaterdagen zijn het meest geschikt, maar ook het duurst. Bovendien willen niet alle werknemers hun weekendplannen opgeven. Donderdagen zijn een goede doordeweekse optie, maar als uw budget uw grootste zorg is, zullen maandag tot en met woensdag uw goedkoopste optie zijn. Een andere overweging: organiseer het feest vroeg voordat de prijsstijgingen van de feestdagen zich voordoen, of zelfs in januari!
Lees hier meer over het kiezen van de juiste datum voor uw bedrijfsfeest.
Beslis vooraf over eten, drinken en entertainment.
Wilt u een informele lunch of een formeel diner? Heb je vegetarische, veganistische en glutenvrije opties nodig? Zal een eigen playlist werken of zoekt u een DJ? Als je deze antwoorden paraat hebt, kun je niet alleen je locatie kiezen, maar ook het beste pakket aanbieden dat ze hebben. Vergeet niet om bij de locatie na te vragen of ze een lijst van voorkeursleveranciers hebben.
Zeg het voort.
Dit lijkt vanzelfsprekend, maar het wordt gemakkelijk vergeten. Zodra u de datum weet, stuurt u een e-mail naar alle deelnemers, zodat ze het kunnen blokkeren. Het is niet erg als nog niet alle details vaststaan - u kunt een tijd, plaats en thema sturen zodra u klaar bent. Vergeet niet een RSVP-optie op te nemen om de opkomst te volgen.
Stuur een herinnering.
Nogmaals, lijkt vanzelfsprekend, maar als niemand komt opdagen, kan dit de reden zijn. Wij raden aan om twee weken voor het evenement een uitnodiging te versturen met alle nodige details.
Bonustips:
Maak er een activiteiten potluck van.
Potlucks zijn niet alleen om te eten. Een last minute feestje betekent niet dat het aan plezier ontbreekt. Betrek uw gasten erbij door hen te vragen hun favoriete spel in vakantiestijl mee te nemen. Dit garandeert dat iedereen iets leuks heeft, plus het is een geweldige ijsbreker als je nog nooit een bepaald spel hebt gespeeld.
Lees hier meer over vakantieactiviteiten op kantoor.
Kijk naar locatiepakketten.
Voeg geen extra stress toe door te proberen de locatie, het eten, de decoraties en de muziek te plannen. Veel locaties hebben evenementenplanners die alles voor je kunnen doen. Alles? Ja, alles. Vraag het gewoon!
Bij Hornblower bieden we verschillende pakketten aan, ongeacht uw budget. Of u nu op zoek bent naar een cocktailparty, een buffet of een sit-down diner, wij zorgen voor het eten, de aankleding en de muziek.
Host uw volgende evenement met Hornblower Cruises. Met meer dan 35 jaar in de evenementenindustrie en meer dan 50.000 bedrijfsevenementen onder onze riem, weten we een ding of twee over het creëren van een onvergetelijke, epische ervaring. Bekijk ons in San Francisco, Berkeley, Sacramento, Marina del Rey, Newport Beach, Long Beach, San Diego en New York!