기업 행사를 계획하는 것은 어려울 수 있습니다. 예산, 타임 라인, 메뉴, 엔터테인먼트의 균형을 유지하면서 하루 일과를 유지하는 것은 말할 것도없이 압도적입니다! 무엇보다도 올해의 이벤트가 작년의 물을 날려 버리기를 원합니다.
그렇다면 어떻게 머물면서 이벤트가 차질 없이 진행되도록 할 수 있을까요? 업계에서 80 + 년의 경험을 가진 이벤트 기획 팀이 준비한 체크리스트는 그 찌르기를 제거 할 것입니다.
이벤트 기획 위원회 구성
(wo)인력이 있는 경우 다음 직책으로 구성된 위원회를 구성하십시오.
프로젝트 매니저***
이벤트의 모든 측면을 감독하고 이벤트 실행에 대한 궁극적인 책임이 있습니다.
예산 및 구매 결정 관리
이벤트 주제, 활동 및 타이밍에 대한 결정을 유도합니다.
작업: 2, 3 & 다른 모든 작업을 감독합니다.
커뮤니케이션 관리자***
프로젝트 관리자와 협력하여 참석자 목록 식별
게스트가 이벤트를 최대한 활용하는 데 필요한 모든 것을 갖추고 있는지 확인합니다.
지도부터 일정, RSVP 목록 작성에 이르기까지 커뮤니케이션 관리자는 모든 참석자가 "알고 있는지" 확인합니다.
모든 초대 및 이벤트 알림의 배포를 담당합니다.
작업 1, 9 및 10
Event Experience & Entertainment Lead***
프로젝트 관리자와 협력하여 장소를 찾고 식음료 옵션을 계획합니다.
일정 책임자의 도움을 받아 모든 이벤트 활동 및 엔터테인먼트를 계획합니다.
작업 4, 5 및 6
크리에이티브 디자인 리드
크리에이티브 디자인 리드가 이벤트를 환상적으로 보이게 합니다.
인쇄 및 웹 자료, 일정, 간판, 프레젠테이션 템플릿, 장식 등에 대한 모든 시각 자료를 통합합니다.
작업 6 및 7
스케줄링 리드
프로젝트 관리자와 협력하여 날짜 선택
Event Experience & Entertainment Lead와 협력하여 여정을 관리하고 엔터테인먼트 및 음식 서비스로 시작 및 중지 시간을 조정합니다.
모든 사람이 적시에 적절한 장소에 있는지 확인
모든 느슨한 끝을 묶는 데 도움을 주고 마감일을 지킬 수 있도록 합니다.
작업 3, 8, 10 및 다른 모든 작업을 지원합니다.
소규모 팀 및 이벤트의 경우 이러한 위치의 우선 순위를 지정합니다.
이벤트 계획 작업 목록
1 – 누가 참석할 것인가?
이것은 팀 문제, 부서 또는 회사 전체의 문제입니까? 그룹의 규모는 예산, 장소, 엔터테인먼트 및 음식을 포함한 거의 모든 것을 정의하므로 여기에서 계획을 시작하십시오.
2 – 예산 설정
예산을 미리 계획하고 단계적으로 작업하고 계획을 고수하면 성공할 수 있습니다. 이벤트의 평균 비용은 $ 75 – $ 180 / 인 사이입니다.
3 – 날짜 선택
적절한 날짜와 시간을 선택하는 것은 이벤트의 성공에 매우 중요합니다. 대부분의 참석자에게 편리한 날짜를 선택하는 것과 함께 다른
고려해야 할 요소:
주요 휴일
종교 의식
방학
긴 주말
스포츠 이벤트
계절
해당 지역과 관련된 다른 요소
장소를 찾을 때 일정에 유연성을 가질 수 있도록 작동 할 수있는 날짜를 두 개 이상 선택하십시오.
4 – 장소 선택
장소를 선택하는 것은 이벤트 계획 프로세스의 중요한 부분입니다. 많은 기업들이 이벤트 홀, 호텔 연회장, 레스토랑과 같은 전통적인 장소 공간에 더 의존하는 경향이 있습니다. 그러나 가장 기억에 남는 파티는 공원, 창고, 부두 또는 요트와 같은 색다른 장소에서 개최됩니다.
이벤트를 계획할 때 위치에 제한을 받지 마세요. 진정으로 특별한 것을 계획하기 위해 안전 지대를 벗어나십시오.
5 – 음식 및 음료 계획
음식 선택은 작은 물기에서 완전 착석 식사에 이르기까지 다양합니다. 이 선택은 몇 가지 사항으로 귀결됩니다.
이벤트 시간
이벤트 기간
예산
음료 옵션은 예산을 만들거나 깨뜨릴 수 있습니다. 예산이 부족한 사람들을 위해 참석자가 몇 잔의 음료를 제한하는 "음료 티켓"을 고려하십시오. 오픈 바를 계속 유지하려면 미리 구입 한 맥주, 와인 및 소다로 선택을 제한하십시오.
6 – 이벤트 엔터테인먼트 및 활동 구성
모든 사무실 파티에 엔터테인먼트 및 활동을위한 예산이있는 것은 아니지만 예산에 여유가 있다면 이벤트를 다음 단계로 끌어 올릴 수 있습니다!
그들이 제공하는 엔터테인먼트 및 활동 또는 파트너 공급 업체에 대해 장소와 채팅하십시오. 여러 번 추천 공급 업체를 통해 한두 달러를 절약 할 수 있습니다.
(wo) 인력이 있다면 자유롭게 창의력을 발휘하십시오! Pinterest는 재미있는 DIY 사무실 파티 게임 및 활동을위한 창의적인 아이디어를 제공합니다.
7 – 이벤트 디자인 및 브랜딩
크리에이티브 디자인 리더와 함께 브랜딩하려는 이벤트의 모든 측면을 식별하십시오. 냅킨, 식탁보, 바닥에 표시된 장식에 로고를 상상하고 있습니까?
장소를 확정하면 이 단계를 쉽게 공격할 수 있습니다. 다시 말하지만, 주저하지 말고 귀하의 장소 연락처에 연락하여 귀하의 위치 사양을 확인하십시오.
참고: 이것은 일반적으로 더 큰 회사 전체 이벤트 또는 클라이언트 대면 이벤트에 대한 작업이므로 예산이 제한된 경우 이 단계를 땀을 흘리지 마십시오.
8 – 여정 정의
이 단계는 거의 자체적으로 작성됩니다. 일정 책임자는 모든 관련 시간과 정보를 편집하고 모든 참석자가 소화 할 수있는 형식으로 작성하는 일을 담당합니다.
9 – 드레스 코드 설정
이것은 여러 번 잊혀지는 다소 중요한 단계입니다. 장소, 엔터테인먼트 및 계획된 활동에 따라 복장 규정이 변경됩니다. 참석자들이 정장을 입는 방법뿐만 아니라 옷을 얼마나 따뜻하게 입어야 하는지 알아야 합니다.
어느 도시에서나 달빛 아래서 항해하는 것은 화려하지만 연중 시기에 따라 추울 수 있습니다! 야외에서 또는 독특한 장소에서 이벤트를 주최하는 경우 의류 권장 사항을 위해 행사장에 연락하십시오.
10 – 초대장 (및 알림) 보내기
날짜와 장소를 확인한 후 모든 참석자에게 초기 "날짜 저장!" 초대장을 보내 캘린더에서 차단할 수 있도록 합니다. 그러나 아직 계획 단계에 있을 가능성이 높으므로 첫 번째 초대까지 모든 핵심 세부 사항을 가질 필요는 없습니다.
이벤트 전에 추가 세부 정보가 포함된 후속 알림을 하나 이상 보내야 합니다. 이 알림에는 다음이 포함되어야 합니다.
날짜/시간
위치
지도
현지 주차장
드레스 코드
음식 / 음료 미니 설명 (사람들이 미리 식사를해야하는지 알 수 있도록)
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