企業イベントの計画方法 - シティ・エクスペリエンス

企業イベントを企画するのは、大変な作業に思えるかもしれません。会社の成長、製品の発売に関する議論、会社の重要な変化、従業員の報酬など、さまざまなトピックについて話し合うのに役立つ重要な活動です。一見難しそうに見えますが、適切な計画を立てることで、簡単にイベントを成功させることができます。以下のガイドを参考に、企業イベントを成功させるための計画を立ててみてください。

企業イベントの目的は、顧客中心、会社中心、従業員中心など様々です。イベントのテーマは企業のニーズによって自由であるため、企業イベントに必要なイベントや選ばれたスピーカーも変わってきます。そのため、企業イベントを成功させるためには、それに合わせて計画を立てることが不可欠です。何を目的とし、イベントで何を達成したいのかを知ることで、最良の結果が得られるでしょう。

企業イベントとは？

コーポレート・イベントは、企業再編から従業員のインセンティブに至るまで、企業が本質的なトピックについて議論するのに役立ちます。従業員と雇用主が直接顔を合わせながら、有益な情報に触れることができる企業文化の重要な側面です。従業員と雇用主の間に教育的な環境を作ることで、両者が企業イベントの意図した目的を達成できる可能性が高くなります。また、企業イベントを開催することで、会社はスタッフやメンバー、あるいは一般の人々に、組織が推進するコンセプトを知らせる機会にもなる。企業にとっては、全メンバーが一堂に会する機会である。これは、場所や仕事のスケジュールが異なるために、他のステークホルダーと戦略を練ったり、ミーティングをしたりする機会がない企業にとっては、特に重要なことである。

企業イベントの企画には、参加者の人数から費用に至るまで、考慮すべき必要事項がいくつかある。

企業イベント企画とは？

コーポレート・イベント・プランニングの意味を理解することは、イベントを計画する上で不可欠である。コーポレート・イベント・プランニングとは、企業や団体のイベントを企画・実行するプロセスのことです。企業イベントは、通常の会議よりも多くの時間、労力、資源を必要とすることを知ることが重要です。企業イベントを開催することは、チームの人間関係を築き、絆を深め、会社やスタッフの成長につながる真のつながりを生み出すために非常に重要です。

このようなイベントは、少人数のものから非常に大規模なものまで様々である。この人数は、会社の規模や出席者によって異なります。そのため、このような作業を行う前に、企業イベントを計画する方法を理解することが不可欠です。

大規模な企業イベントや小規模なイベントを計画している場合は、各メンバーが分担やタスクを担当するチームとして働くことを検討しましょう。各カテゴリー、会場、ゲストスピーカー、アジェンダ、スケジュールなどを整理しておくためにスプレッドシートを作成しましょう。こうすることで、各自が自分の期待や期限を知ることができます。整理整頓に役立つ無料オプションのリストはこちら。

シティークルーズは、企業イベントの企画にかかるストレスを解消します。水上に浮かぶユニークな会場で、格別な景色を眺めながら次のイベントを開催しましょう。シェフがご用意するメニューオプション、フルバーサービス、ご予算やパーティーの規模に合わせてカスタマイズするオールインクルーシブパッケージなど、シティクルーズを次のイベントにお選びいただく理由のほんの一例です。クライアントへのおもてなし、社員旅行、ホリデーパーティー、チームビルディングのための同僚集めなど、シティークルーズはゲストリストの作成からイベント当日まで、すべてのプランニングをお手伝いいたします。当社のプロフェッショナルなチームが、イベントの成功をお約束します。

企業イベントの企画方法

以下のステップでは、企業イベントの企画を最初から最後までご案内します。この記事をお読みになれば、今後の企業イベントを計画するための準備が整うことでしょう。

きぎょうぬし

1イベントの意図を考える

最初のステップは、イベント参加者にどんなメッセージを送りたいかを決めることだ。一般的には、企業からイベントの企画を依頼された時点で、すでにメッセージは決まっている。

しかし、複数のメッセージを出席者に中継する必要がある場合があり、どのメッセージがプライマリーで、どのメッセージがセカンダリーなのかを解読することが不可欠となる場合がある。

意図とメッセージが決まったら、イベントの目的を考えることが肝心です。例えば、従業員同士の交流を図る、あるいは投資家に対して歓迎の意を示すなど。このような目的を考えることが、イベントの企画を助けることになるのです。

イベントは参加者に焦点を当てたものであることを忘れてはならない。そのため、そのイベントが参加者にどのような影響を与え、何を集めたいのかを考えることが不可欠です。彼らの立場に立って、イベントが何を達成すべきかを決めましょう。達成したいのはチームビルディングなのか？それともブランド認知や忠誠心だろうか？従業員の教育なのか？どのようなニーズがあるにせよ、計画を立てることで、すべての人にとってスムーズで楽しく、成功するイベントを作り上げることができる。

企業イベント企画

2イベントの予算

予算は、特に企業において、今後のイベントを計画する上で不可欠です。予算がなければ、イベントは開催できません。そのためには、適切なイベント予算を検討し、その予算内に収まるようにすることが必要です。

大規模なイベントの予算がわからない場合は、過去に開催された会社のイベントとその費用を調べ、おおよその目安をつけましょう。予算が決まったら、その枠を超えないようにしましょう。予算が決まったら、資金を適切に配分することを忘れないでください。装飾にお金をかけすぎると、ゲストスピーカーや飲食代が少なくなってしまいます。おなかをすかせたゲストは困ります！

3ゲストリストの作成

予算が決まったところで、出席者候補のゲストリストを作成します。まず、会場が何人収容できるかというところから始めます。もし、予算内で1,000人しか収容できない会場を探しているのであれば、1万人分の招待客リストを作成しても意味がありません。

そのイベントから最も恩恵を受けるのは誰か（投資家、従業員など）を検討し、招待客リストを作り始める。招待客は少ないよりは多い方がいい。

4設置場所を決める

ロケーションは、最も重要な決定事項ではないにしても、イベントには欠かせない要素です。出席者がアクセスしやすい会場を確保したいものです。ゲストの移動の必要性にも留意しましょう。市外から参加するゲストがいる場合は、手配のための十分な時間を確保したい。

本当にゲストを驚かせたいなら、次の企業イベントを水上で計画するのは後悔しない決断です。ゲストは、新鮮な空気の中、水上でリラックスしながらチームと作り上げた思い出を大切にすることでしょう。何年も語り継がれる企業イベントとなり、あなたのチームもオフィスから水上に出る機会に感謝することでしょう。

5イベントプランナーがいる会場を予約することを検討する

企業イベントの企画を考えても、まだ圧倒されてしまうようなら、ほぼ徹底的にプランニングしてくれるオプションを選ぶのがベストかもしれない。多くの会場やロケーションでは、料理、エンターテイメント、ドリンクなどをプランニングしてくれます。これは、計画プロセスの時間を節約するのに役立ちます。ほとんどの人は、イベントプランナーを雇うと費用がかかると思い込んでいる。しかし、イベントプランナーが業者とのネットワークを通じてコネクションを持っていることを考えると、費用対効果が高い場合が多いことに驚かれるかもしれません。彼らは公正なレートを認識し、あなたに代わって交渉することができます。彼らは予算についての知識があり、現実的で、最終的な予算を決定するのに役立ちますので、あなたは正確なコストを知っている。彼らはあなたのお金を節約するだけでなく、より重要な時間を節約することができます。

水上での企業イベントを予約することで、ほぼすべての主要都市の美しい景色を参加者に提供することができます。例えば、シカゴでイベントを開催する場合、ヨットによっては忘れられないイベントを提供することができます。イベント会社との提携をお考えの場合、水上でのシカゴの企業イベントは絶好のスタート地点です。シティ・クルーズは、シカゴの企業イベント会場も提供しています：

企業懇親会

6招待状の送付と企業イベントのマーケティング

企業イベント会社と協力するのか、それとも自分でイベントを企画するのかが決まったら、イベントを売り込む最善の方法を検討する必要があります。イベントのことを知らなければ、参加することはできません。最近、イベント・マーケティングはオンラインに移行し、より簡単に（そして安く）マーケティングできるようになりました。Eメールやソーシャルメディアでの告知などでイベントを売り込むことができます。必要に応じてこれらを更新し、メッセージが一貫していることを確認し、すべての人に情報が明確であるようにします。まずは、招待状を電子メールで送付したり、社内報にイベントを追加したり、Salesforceチームに顧客やパートナーに周知させたりすることができます。イベントの詳細を伝えるための合理的な方法があることを確認してください。

7最終決定と手配の予約

イベントを成功させるための最後のステップは、手配を確認し、イベント会場やケータリング会社などを予約することです。あなたは企業のイベントプランナーですから、プレゼントや配布物も検討したいところです。参加者一人一人にブランドのTシャツや水筒をプレゼントしたい、など。これらのアイテムは、参加者に会社の一員であることを実感させ、快適な体験を提供します。また、マーケティングツールとしても最適です。

また、この時期にイベントに盛り込みたいアクティビティを確定しておきます。すべての手配を終え、イベント企画チームと一緒に企業イベント企画のチェックリストを確認したら、イベントは滞りなく進行します。あとはイベントを楽しむだけです。

Now that you have celebrated your event, make sure to get feedback from your guests. This will help determine if you have met your objectives for the meeting and can help you better prepare for next time. You can survey attendees using an event planning app or another survey method. It is important to understand that you may not get all positive feedback, which is part of making it even better for the next event. Ready to book your event? Fill out this form and an event planner will contact you.

よくあるご質問

なぜ企業イベントの意図を理解することが重要なのか？

企業イベントの企画には、いくつかの考慮すべき要素があります。意図を理解することで正しいトーンになり、イベントの適切なアクティビティや講演者を決めるのに役立ちます。

企業イベントの予算はいつ決めるべきか？

予算は企業イベントを成功させるための重要な要素であり、最初に検討すべきものです。会場、料理、エンターテイメント、パーティーの規模など、それぞれの面において適切な予算配分がなされるようにしたいものです。

招待客リストはどのように決めればよいですか？

招待客リストには、従業員、顧客、株主、さらには潜在的な顧客も含める必要がある。イベントの意図を明確にすることが、招待客リストの作成に役立ちます。

企業イベントにとってロケーションは重要ですか？

ロケーションは、企業イベントを計画する際に最も重要な要素のひとつです。ゲストにとって快適で便利な場所、そして雰囲気を盛り上げる場所を選ぶ必要があります。

イベント・プランナーを雇うのは高いですか？

イベントプランナーを雇うと、驚くほどリーズナブルになることがあります。プランナーは知識もあり、業者とのコネクションもあるので、価格交渉も有利になることが多いからです。また、経験豊富なプランナーなら、スムーズな進行が可能です。

企業イベントが参加者を惹きつけることを保証するには？