予算、スケジュール、メニュー、エンターテインメント、そして本業と両立させるのは大変なことです。その上、今年のイベントは昨年を凌ぐものにしたい。
では、どのように滞在し、イベントが滞りなく行われるようにすればよいのでしょうか。業界歴80年以上のイベント企画チームが作成したチェックリストが、その悩みを解消してくれます。
イベント企画委員会を立ち上げる
人手があれば、以下のような役職で構成される委員会を立ち上げましょう。
プロジェクトマネージャー
イベントのあらゆる面を監督し、イベントの実施に最終的な責任を持つ。
予算管理および購買決定
イベントのテーマ、活動、タイミングに関する意思決定の推進
タスク: 2、3、その他すべてのタスクの監督
コミュニケーション・マネージャー
プロジェクトマネージャーと協力し、参加者リストを作成
イベントを最大限に活用するために必要な情報をゲストに提供します。
地図、スケジュール、RSVPリストの作成など、コミュニケーション・マネージャーはすべての参加者が「知っている」ことを確認します。
すべての招待状とイベントのリマインダーの配布を担当します。
タスク1、9、10
イベントエクスペリエンス＆エンターテインメントリード***担当
プロジェクトマネージャーと協力して会場を探し、食べ物や飲み物のオプションをプランニングします。
スケジューリングリードのアシストにより、すべてのイベントアクティビティとエンターテイメントを計画する
タスク4、5、6
クリエイティブ・デザイン・リード
クリエイティブ・デザイン・リードは、イベントを素敵に演出するために存在します。
印刷物、ウェブ資料、スケジュール、看板、プレゼンテーションテンプレート、スワッグなど、すべてのビジュアルをまとめます。
タスク6と7
スケジューリングリード
プロジェクト・マネージャーと協力して、日程を決定
イベントエクスペリエンス＆エンターテイメントリードと協力して旅程を管理し、エンターテイメントやフードサービスと開始・終了時刻を調整します。
全員が適切な時間に適切な場所にいることを確認します。
すべての未解決事項を解決し、締め切りを厳守するよう支援します。
タスク3、8、10、その他すべてのタスクのアシスト
*** 小規模なチームやイベントの場合は、これらのポジションを優先してください。
イベント企画のタスクリスト
1 - 誰が参加するのか？
チーム単位なのか、部署単位なのか、会社全体なのか。予算、会場、余興、食事など、グループの規模によってほぼすべてが決まりますので、ここからプランニングを始めましょう。
2 - 予算を設定する
事前に予算を立て、段階を踏んで計画通りに進めれば、成功への近道となります。イベントの平均的な費用は、1人あたり75ドルから180ドルの間です。
3 - 日程の選択
イベントを成功させるには、適切な日時を選択することが重要です。多くの参加者にとって都合のよい日を選ぶことはもちろんですが、他にも考慮すべき点があります。
考慮すべき点があります。
主な祝日
宗教上の行事
学校の休み
長期休暇
スポーツイベント
季節
その他、地域特有の要因
少なくとも2つの日程があれば、会場探しの際、柔軟に対応できます。
4 - 会場を選ぶ
会場選びは、イベントの企画プロセスにおいて非常に重要な部分です。多くの企業は、イベントホールやホテルの宴会場、レストランなど、従来型の会場を選ぶ傾向にあります。しかし、最も印象に残るパーティーは、公園、倉庫、桟橋、ヨットなど、型にはまらない会場で開催されるものです。
イベントを企画する際、場所に縛られる必要はありません。あなたのコンフォートゾーンの外に出て、本当に特別なものを計画してください。
5 - 料理と飲み物の計画
料理は、ちょっとしたものから着席しての食事まで、さまざまな種類があります。この選択は、いくつかの事柄に起因します。
開催時間
開催期間
ご予算
飲み物のオプションは、予算を左右するものです。予算が限られている場合は、「ドリンクチケット」を用意し、参加者に数杯のドリンクを提供することを検討します。オープンバーの場合は、ビールやワイン、ソーダなど、事前に購入したものに限定します。
6 - 催し物やアクティビティーを企画する
すべてのオフィスパーティーにエンターテイメントやアクティビティの予算があるわけではありませんが、もし予算に余裕があれば、イベントを次のレベルに引き上げることができます。
会場が提供するエンターテイメントやアクティビティ、または提携している業者について、必ず話を聞いてください。お勧めの業者を通すと、1～2ドルの節約になることが多いようです。
もし、あなたが(wo)マンパワーを持っているならば、自由に創造性を発揮してください。Pinterestには、DIYで楽しめるオフィスパーティーのゲームやアクティビティーのクリエイティブなアイデアがたくさんあります。
7 - イベントをデザインし、ブランディングする
クリエイティブ・デザイン・リーダーと一緒に、イベントのあらゆる面をブランディングしていきましょう。ナプキン、テーブルクロス、床、スワッグにロゴを入れることを想定していますか？
会場が決まれば、このステップを簡単に攻略することができます。ここでも、会場のスペックについては、会場の担当者に遠慮なく問い合わせてください。
注：この作業は、通常、大規模な会社全体のイベントやクライアント向けのイベントで行われるため、予算に限りがある場合は、このステップで汗をかかないようにしましょう。
8 - 旅程を決める
このステップは、ほとんど自分自身を書き込みます。スケジューリングリードは、すべての関連する時間や情報をコンパイルし、すべての参加者のために消化しやすい形式に置くことを担当します。
9 - ドレスコードを設定する
これはかなり重要なステップですが、何度も忘れられていることがあります。会場やエンターテインメント、アクティビティによって、ドレスコードは変わってきます。フォーマルな服装だけでなく、暖かい服装も参加者に教えてあげましょう。
月明かりの下でのセーリングは、どの都市でもゴージャスですが、時期によっては寒くなることもありますね。屋外やユニークな場所でイベントを開催する場合は、会場に連絡を取り、おすすめの服を教えてもらいましょう。
10 - 招待状を送る（そしてリマインダーも！）。
開催日と会場が決まったら、「Save the Date！」と書いた招待状を参加者全員に送り、カレンダーに書き込んでもらいましょう。しかし、最初の招待状では、まだ計画段階である可能性が高いので、細かい詳細をすべて伝える必要はありません。
イベント前に少なくとも1回は、詳細な情報を記載したリマインダーを送信するようにしてください。このリマインダには、次のような内容を含めるとよいでしょう。
開催日時
所在地
地図
現地駐車場
ドレスコード
食べ物/飲み物のミニ説明（事前に食事をとるかどうかを知ってもらうため）
インフォグラフィック全体をダウンロード・共有する - ダウンロード
ホーンブロワークルーズでイベントを開催しませんか？イベント企画業界で35年以上、50,000件以上の企業イベントを手がけてきた私たちは、忘れられない壮大な体験を演出する方法を知っているのです。サンフランシスコ、バークレー、マリーナ・デル・レイ、ニューポートビーチ、ロングビーチ、サンディエゴ、そしてニューヨークでお待ちしています。
企業イベントのためのカスタム見積もりを依頼する
