L'organizzazione di un evento aziendale può sembrare un compito impegnativo. Si tratta di un'attività importante che può aiutare a discutere di vari argomenti come la crescita dell'azienda, il lancio di un prodotto, i cambiamenti significativi dell'azienda, i premi per i dipendenti e altro ancora. Anche se sembra impegnativo, una pianificazione adeguata vi aiuterà a realizzare l'evento con facilità. La guida che segue vi aiuterà a decidere come organizzare un evento aziendale di successo.

Il risultato che si intende ottenere con un evento aziendale può variare da quello incentrato sul cliente a quello incentrato sull'azienda o sui dipendenti. Poiché l'argomento dell'evento è aperto a seconda delle esigenze dell'azienda, questo può modificare gli eventi necessari e i relatori selezionati per un evento aziendale. Pertanto, è essenziale pianificare di conseguenza per un evento aziendale di successo. Sapere quali sono i vostri obiettivi e cosa sperate di ottenere con l'evento vi permetterà di ottenere il risultato migliore.

 

Che cos'è un evento aziendale?

Gli eventi aziendali aiutano le aziende a discutere di argomenti essenziali, dalla ristrutturazione aziendale agli incentivi per i dipendenti. Sono un aspetto vitale della cultura aziendale, che consente a dipendenti e datori di lavoro di impegnarsi in un ambiente informativo e di collegarsi di persona. Creando un ambiente educativo tra il dipendente e il datore di lavoro, c'è una maggiore probabilità che entrambe le parti raggiungano l'obiettivo prefissato dell'evento aziendale. L'organizzazione di un evento aziendale offre inoltre all'azienda l'opportunità di informare il personale, i membri o persino il pubblico sui concetti promossi dall'organizzazione. È un momento in cui le aziende hanno l'attenzione di tutti i membri in un unico luogo di incontro. Questo è particolarmente cruciale per le aziende che non hanno l'opportunità di fare strategie o di incontrarsi con altri stakeholder a causa delle diverse sedi o degli orari di lavoro.

Ci sono alcuni elementi necessari da considerare quando si pianifica un evento aziendale, dal numero di partecipanti ai costi.

 

Che cos'è l'organizzazione di eventi aziendali?

Comprendere il significato della pianificazione di eventi aziendali è essenziale per pianificare l'evento. La pianificazione di eventi aziendali è il processo di organizzazione ed esecuzione di eventi per aziende e organizzazioni. Sapere che un evento aziendale richiede più tempo, sforzi e risorse di una tipica riunione è fondamentale. L'organizzazione di un evento aziendale è fondamentale per costruire relazioni di squadra e rafforzare i legami per creare connessioni autentiche che contribuiranno alla crescita dell'azienda e dei suoi membri.

Questi eventi possono variare da gruppi di piccole dimensioni a gruppi molto numerosi. Questo numero dipende dalle dimensioni dell'azienda e da chi deve partecipare. Il coordinamento di gruppi più numerosi richiede una pianificazione di livello superiore, ed è per questo che è essenziale capire come pianificare un evento aziendale prima di intraprendere un compito del genere.

If you’re planning a large corporate event or even on a smaller scale, consider working as a team where each member is responsible for their share or task. Create a spreadsheet to stay organized with each category, venue, guest speaker, agenda, and schedule. This way each person will know their expectations and the deadlines. Here is a list of free options to help you stay organized.

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Come organizzare un evento aziendale

I passi che seguono vi guideranno nella pianificazione di un evento aziendale dall'inizio alla fine. Dopo aver letto questo articolo, sarete attrezzati per pianificare qualsiasi evento aziendale futuro.

 

1 Considerare l'intenzione dell'evento

The initial step is deciding what message you want to send to the event attendees. Typically, the message is already decided when the company requests you to plan the event.

However, multiple messages may need to be relayed to the attendees, and it can be essential to decipher which message is primary and which is the secondary message.

Una volta decisi l'intento e il messaggio, è fondamentale considerare l'obiettivo dell'evento. Forse l'obiettivo è riunire i dipendenti o offrire un ambiente accogliente ai potenziali investitori. Considerare questo obiettivo aiuterà a pianificare l'evento.

Remember, the event is focused on the attendees. So, it is essential to consider how the event will affect them and what they hope to gather. Put yourself in their shoes and decide what the event should accomplish. Is team building what you hope to achieve? Or is it brand recognition and loyalty? Is it educational for your employees? Whatever your needs may be, planning will create a smooth, enjoyable, and successful event for all.

2 Budget per l'evento

Il budget è essenziale per la pianificazione di qualsiasi evento, soprattutto nel mondo aziendale. Se il budget non è sufficiente, l'evento non può essere realizzato. È necessario sedersi e considerare un budget appropriato per l'evento, per poi assicurarsi di rimanere al di sotto di tale budget.

Se non siete sicuri di come preventivare un evento su larga scala, prendetevi del tempo per fare delle ricerche sugli eventi aziendali passati e sui loro costi, in modo da avere un'idea di massima. Una volta stabilito il budget, assicuratevi di non superare tale soglia. Quando lavorate con un budget, ricordate che dovete allocare i fondi in modo appropriato. Spendere troppo per le decorazioni vi lascerà meno risorse per i relatori o per il cibo e le bevande. Non volete ospiti affamati!

3 Creare un elenco di ospiti

Una volta stabilito il budget, è possibile creare l'elenco dei potenziali partecipanti. Per prima cosa, bisogna considerare il numero di persone che possono essere ospitate nelle sedi disponibili. Se il budget a disposizione prevede solo 1.000 posti, non ha senso creare una lista di invitati con 10.000 nomi.

Considerate chi beneficerebbe maggiormente dell'evento (investitori, dipendenti, ecc.) e iniziate a stilare la lista degli invitati. È sempre meglio invitare molte persone piuttosto che poche.

4 Decidere la posizione

La location è un aspetto essenziale dell'evento, se non la decisione più importante. Dovete assicurarvi che sia un luogo facilmente accessibile per i vostri partecipanti. Tenete conto anche delle esigenze di viaggio dei vostri ospiti. Se avete ospiti fuori città, dovete assicurarvi che abbiano tutto il tempo necessario per organizzare il viaggio.

If you really want to wow your guests, planning your next corporate event on the water is a decision you will not regret. Your guests will cherish the memories created with their team while relaxing on the water in the fresh air. This will be a corporate event that is talked about for years to come and your team will appreciate the opportunity to get out of the office and on the water.

5 Considerare la possibilità di prenotare una sede con un organizzatore di eventi

If you’re still overwhelmed when thinking about planning a corporate event, it may be best to select an option that is nearly thoroughly planned for you. Many venues or locations will plan out the food, entertainment, drinks, and more for you. This will help save you time in the planning process. Most people assume that hiring an event planner will be costly. It may surprise you that event planners can often be cost-effective considering they have connections through a network of vendors. They are aware of fair rates and can negotiate on your behalf. They are knowledgeable and realistic about budgets and can help with determining a final budget, so you know the exact costs. Not only will they most likely save you money but more importantly time.

You can elect to book a corporate event on the water to provide attendees with beautiful views of nearly any major city. For example, if you’re seeking to create an event in Chicago, some yachts will allow you to offer an unforgettable event. When considering working with an event company, Chicago corporate events on the water are a great place to start. City Cruises also offers company event venues in:

• Eventi aziendali a NYC
• Eventi aziendali a Boston
• Eventi aziendali a Filadelfia
• Eventi aziendali a San Francisco
• Eventi aziendali a Long Beach
• Eventi aziendali a Marina del Rey
• Eventi aziendali a Newport Beach
• Eventi aziendali a Washington DC
• Eventi aziendali a San Diego

6 Inviare gli inviti e commercializzare l'evento aziendale

Una volta stabilito se lavorare con un'azienda di eventi aziendali o se organizzare l'evento da soli, è necessario considerare il modo migliore per commercializzare l'evento. Se le persone non sanno dell'evento, non possono partecipare. Negli ultimi tempi il marketing degli eventi si è spostato online, rendendo la commercializzazione molto più semplice (ed economica). Potete pubblicizzare l'evento tramite e-mail, annunci sui social media, ecc. Assicuratevi di aggiornarli quando necessario e di essere coerenti con la messaggistica, in modo che le informazioni siano chiare a tutti. Potete iniziare inviando inviti via e-mail, aggiungendo l'evento alle newsletter aziendali e chiedendo al vostro team Salesforce di diffondere la notizia a clienti e partner. Assicuratevi di avere un metodo semplificato per fornire i dettagli dell'evento.

7 Prendere le decisioni finali e prenotare gli accordi

La fase finale della pianificazione di un evento di successo consiste nel confermare gli accordi e prenotare il luogo dell'evento, il catering, ecc. Dal momento che siete voi a organizzare l'evento aziendale, dovrete anche considerare eventuali regali o omaggi che desiderate includere. Forse la vostra azienda vuole che ogni partecipante riceva magliette o bottiglie d'acqua con il proprio marchio. Questi oggetti faranno sentire i partecipanti parte dell'azienda e offriranno un'esperienza piacevole. Sono anche un ottimo strumento di marketing.

Questo è anche il momento di finalizzare le attività che si desidera includere nell'evento. Una volta presi tutti i provvedimenti e stilata una lista di controllo per la pianificazione di un evento aziendale con il vostro team di pianificazione, il vostro evento potrà svolgersi senza intoppi. Non resta che godersi l'evento.

Now that you have celebrated your event, make sure to get feedback from your guests. This will help determine if you have met your objectives for the meeting and can help you better prepare for next time. You can survey attendees using an event planning app or another survey method. It is important to understand that you may not get all positive feedback, which is part of making it even better for the next event. Ready to book your event? Fill out this form and an event planner will contact you.

 

FAQ

Why is it important to understand the intention of a corporate event?

There are several factors to consider planning a corporate event. Understanding the intention sets the right tone, and helps decide appropriate activities and /or speakers for the event.

When should you decide upon a budget for a corporate event?

Budget is a key factor in planning a successful corporate event and should be the first detail considered. You want to ensure that funds are allocated appropriately for each aspect such as; the venue, food, entertainment, and party size.

How should I determine the guest list?

Your guest list should include employees, clients, shareholders, and even potential clients. Establishing your intention for the event will help with the guest list.

Is Location important for your corporate event?

Location is one of the most important factors when planning a corporate event. You must choose a location that is comfortable and convenient for guests as well as a location that will set the tone.

Is it expensive to hire an event planner?

Hiring an event planner can be surprisingly affordable as oftentimes a planner has knowledge and connections with vendors to negotiate better pricing. They can also ensure things run smoothly with their experience.

How can I guarantee that my corporate event will engage attendees?

Careful planning and organization will ensure your corporate events’ success. A fun and relaxing environment will guarantee a good time will be had by all. Planning an event on the water will provide your guests with delicious food, lively entertainment, fresh air, and scenic views for an unforgettable event.

 

 

Data di pubblicazione originale: 9 agosto 2022