La pianificazione di un evento aziendale può essere scoraggiante; bilanciare il budget, le tempistiche, i menu, l'intrattenimento, il tutto mentre si svolge il proprio lavoro quotidiano, è a dir poco travolgente! Per di più, si vuole che l'evento di quest'anno superi quello dell'anno scorso.

Come fare per non perdere l'occasione e assicurarsi che il vostro evento si svolga senza intoppi? La nostra lista di controllo, preparata da team di pianificazione di eventi con oltre 80 anni di esperienza nel settore, vi aiuterà a risolvere il problema.

Costruire un comitato per la pianificazione dell'evento
Se avete la forza dell'uomo, formate un comitato composto dalle seguenti posizioni:

Responsabile di progetto***

Supervisiona tutti gli aspetti dell'evento ed è responsabile in ultima istanza dell'esecuzione dell'evento.
Gestisce il budget e le decisioni di acquisto
Guida le decisioni su temi, attività e tempi dell'evento.
Compiti: 2, 3 & Supervisione di tutti gli altri compiti
Responsabile delle comunicazioni***

Collabora con il Project Manager per identificare l'elenco dei partecipanti
Assicura che gli ospiti abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per ottenere il massimo dall'evento
Dalle mappe agli orari, fino alla compilazione della lista RSVP, il responsabile delle comunicazioni si assicura che tutti i partecipanti siano "al corrente".
È responsabile della distribuzione di tutti gli inviti e dei promemoria dell'evento.
Compiti 1, 9 e 10
Responsabile Esperienza evento e intrattenimento***

Collabora con il Project Manager per trovare una sede e pianificare le opzioni per il cibo e le bevande
Pianifica tutte le attività dell'evento e l'intrattenimento, con l'assistenza del responsabile della programmazione.
Compiti 4, 5 e 6
Responsabile del design creativo

Il vostro Creative Design Lead è a disposizione per rendere fantastico il vostro evento.
Crea tutti i materiali visivi per la stampa e il web, gli orari, la segnaletica, i modelli di presentazione, i gadget, ecc.
Compiti 6 e 7
Responsabile della programmazione

Collabora con il Project Manager per selezionare la data
Collabora con l'Event Experience & Entertainment Lead per gestire l'itinerario, coordinando gli orari di inizio e fine con l'intrattenimento e il servizio di ristorazione.
Si assicura che tutti si trovino nel posto giusto al momento giusto.
Assiste nel sistemare tutte le questioni in sospeso e si assicura che le scadenze siano rispettate.
Svolge i compiti 3, 8, 10 e assiste in tutte le altre attività

*** Per i team e gli eventi più piccoli, dare priorità a queste posizioni

Elenco dei compiti per la pianificazione dell'evento
1 - Chi parteciperà?
Si tratta di un evento di squadra, di reparto o aziendale? Le dimensioni del gruppo definiscono quasi tutto, compreso il budget, la sede, l'intrattenimento e il cibo, quindi iniziate da qui per la vostra pianificazione.

2 - Stabilire un budget
Se pianificherete il vostro budget in anticipo, lavorerete per gradi e vi atterrete al piano, avrete successo. Il costo medio di un evento varia da 75 a 180 dollari a persona.

3 - Scegliere una data
La scelta della data e dell'ora è fondamentale per il successo dell'evento. Oltre alla scelta di una data comoda per la maggior parte dei partecipanti, ci sono altri fattori da considerare
fattori da considerare:

Principali festività
Osservazioni religiose
Interruzioni scolastiche
Fine settimana lunghi
Eventi sportivi
Stagionalità
Altri fattori specifici della vostra località
Cercate di selezionare almeno due date che possano andare bene, in modo da avere una certa flessibilità nella scelta della sede.

4 - Selezionare la sede
La scelta della sede è una parte cruciale del processo di pianificazione di un evento. Molte aziende tendono a scegliere spazi convenzionali come sale per eventi, sale da ballo di hotel e ristoranti. Tuttavia, le feste più memorabili sono ospitate in luoghi non convenzionali come parchi, magazzini, moli o yacht.

Non sentitevi limitati dall'ubicazione quando pianificate il vostro evento. Uscite dalla vostra zona di comfort per organizzare qualcosa di veramente straordinario.

5 - Pianificare cibo e bevande
La scelta del cibo può variare da piccoli bocconi a pasti completi. La scelta dipende da alcuni fattori:

Orario dell'evento
Durata dell'evento
Il budget
Le opzioni per le bevande possono far lievitare o diminuire il budget. Per coloro che hanno un budget limitato, considerate l'idea di avere dei "biglietti per le bevande" in cui i partecipanti sono limitati a pochi drink. Se si vuole mantenere l'open bar, limitare la scelta a birra, vino e bibite già acquistate.

6 - Organizzare l'intrattenimento e le attività dell'evento
Non tutte le feste in ufficio dispongono di un budget per l'intrattenimento e le attività, ma se c'è spazio nel budget si può davvero portare l'evento a un livello superiore!

Informatevi presso la vostra sede sull'intrattenimento e le attività che offre o sui fornitori con cui collabora. In molti casi potrete risparmiare uno o due dollari rivolgendovi a un fornitore raccomandato.

Se avete la forza lavoro necessaria, sentitevi liberi di essere creativi! Pinterest offre un'infinità di idee creative per divertenti giochi e attività fai-da-te per le feste in ufficio.

7 - Progettazione e marchio dell'evento
Con il vostro Creative Design Leader identificate tutti gli aspetti dell'evento che volete brandizzare. State immaginando il vostro logo sui tovaglioli, sulle tovaglie, sul pavimento, sullo swag?

Una volta individuato il luogo in cui si svolgerà l'evento, si potrà facilmente iniziare ad affrontare questa fase. Anche in questo caso, non esitate a contattare il vostro referente per le specifiche della location.

Nota: di solito questo è un compito che spetta agli eventi più grandi, di portata aziendale o rivolti ai clienti, quindi non preoccupatevi di questa fase se il vostro budget è limitato.

8 - Definire l'itinerario
Questa fase si scrive quasi da sola. Il responsabile della programmazione avrà il compito di raccogliere tutti gli orari e le informazioni rilevanti e di inserirli in un formato digeribile per tutti i partecipanti.

9 - Impostare il codice di abbigliamento
Si tratta di una fase piuttosto importante che spesso viene dimenticata. A seconda della sede, dell'intrattenimento e delle attività previste, il codice di abbigliamento cambierà. Assicuratevi che i partecipanti sappiano non solo come vestirsi in modo formale, ma anche come vestirsi in modo caldo.

Navigare al chiaro di luna in qualsiasi città è splendido, ma può fare freddo a seconda del periodo dell'anno! Rivolgetevi alla vostra sede per avere consigli sull'abbigliamento se il vostro evento si svolge all'aperto o in un luogo unico.

10 - Inviare gli inviti (e i promemoria!)
Una volta individuata la data e la sede, inviate un primo invito "Save the Date!" a tutti i partecipanti, in modo che possano segnarlo sul calendario. Tuttavia, non è necessario che il primo invito contenga tutti i dettagli, poiché molto probabilmente sarete ancora nella fase di pianificazione.

Assicuratevi di inviare almeno un promemoria con ulteriori dettagli prima dell'evento. Questo promemoria dovrebbe includere quanto segue:

Data/Ora
Posizione
Mappa
Parcheggio locale
Codice di abbigliamento
Mini descrizione di cibo/bevande (in modo che le persone sappiano se devono consumare un pasto in anticipo)
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