L'organisation d'un événement d'entreprise peut sembler une tâche insurmontable. Il s'agit d'une activité importante qui permet d'aborder différents sujets tels que la croissance de l'entreprise, le lancement de produits, les changements importants au sein de l'entreprise, les récompenses accordées aux employés, etc. Même si cela semble difficile, une bonne planification vous aidera à mener à bien votre événement. Le guide ci-dessous vous aidera à planifier un événement d'entreprise réussi.
Le résultat escompté d'un événement d'entreprise peut varier considérablement d'un événement centré sur le client à un événement centré sur l'entreprise ou sur les employés. Le thème de l'événement étant ouvert en fonction des besoins de l'entreprise, cela peut modifier les événements nécessaires et les orateurs sélectionnés pour un événement d'entreprise. Il est donc essentiel de planifier en conséquence pour assurer la réussite d'un événement d'entreprise. Savoir quels sont vos objectifs et ce que vous espérez accomplir lors de l'événement vous permettra d'obtenir les meilleurs résultats.
Qu'est-ce qu'un événement d'entreprise ?
Les événements d'entreprise permettent aux sociétés de discuter de sujets essentiels, de la restructuration de l'entreprise aux mesures d'incitation pour les employés. Il s'agit d'un aspect essentiel de la culture d'entreprise qui permet aux employés et aux employeurs de s'engager dans un environnement informatif tout en se rencontrant en personne. En créant un environnement éducatif entre l'employé et l'employeur, il y a plus de chances que les deux parties atteignent l'objectif visé par l'événement d'entreprise. L'organisation d'un événement d'entreprise donne également à l'entreprise l'occasion d'alerter le personnel ou les membres, voire le public, sur les concepts promus par l'organisation. C'est un moment où les entreprises ont l'attention de tous les membres en un seul lieu de rencontre. C'est particulièrement important pour les entreprises qui n'ont pas la possibilité d'élaborer des stratégies ou de rencontrer d'autres parties prenantes en raison de la diversité des lieux ou des horaires de travail.
Certains éléments doivent être pris en compte lors de l'organisation d'un événement d'entreprise, qu'il s'agisse du nombre de participants ou des coûts.
Qu'est-ce que la planification d'événements d'entreprise ?
Il est essentiel de comprendre la signification de l'organisation d'un événement d'entreprise pour pouvoir le planifier. La planification d'événements d'entreprise est le processus d'organisation et d'exécution d'événements pour les entreprises et les organisations. Il est essentiel de savoir qu'un événement d'entreprise nécessite plus de temps, d'efforts et de ressources qu'une réunion classique. L'organisation d'un événement d'entreprise est cruciale pour construire des relations d'équipe et renforcer les liens afin de créer des relations authentiques qui contribueront à la croissance de l'entreprise et de son personnel.
Ces événements peuvent concerner des groupes de petite taille ou de très grande taille. Ce nombre dépend de la taille de l'entreprise et des participants. C'est pourquoi il est essentiel de comprendre comment planifier un événement d'entreprise avant d'entreprendre une telle tâche.
If you’re planning a large corporate event or even on a smaller scale, consider working as a team where each member is responsible for their share or task. Create a spreadsheet to stay organized with each category, venue, guest speaker, agenda, and schedule. This way each person will know their expectations and the deadlines. Here is a list of free options to help you stay organized.
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Comment organiser un événement d'entreprise
Les étapes ci-dessous vous guideront du début à la fin de la planification d'un événement d'entreprise. Après avoir lu cet article, vous serez en mesure de planifier un grand nombre d'événements d'entreprise à l'avenir.
1 Considérez l'intention de l'événement
The initial step is deciding what message you want to send to the event attendees. Typically, the message is already decided when the company requests you to plan the event.
However, multiple messages may need to be relayed to the attendees, and it can be essential to decipher which message is primary and which is the secondary message.
Lorsque l'intention et le message sont décidés, il est essentiel de tenir compte de l'objectif de l'événement. L'objectif est peut-être de rassembler les employés ou de créer un environnement accueillant pour les investisseurs potentiels. La prise en compte de cet objectif facilitera la planification de l'événement.
Remember, the event is focused on the attendees. So, it is essential to consider how the event will affect them and what they hope to gather. Put yourself in their shoes and decide what the event should accomplish. Is team building what you hope to achieve? Or is it brand recognition and loyalty? Is it educational for your employees? Whatever your needs may be, planning will create a smooth, enjoyable, and successful event for all.
2 Budget de l'événement
La budgétisation est essentielle à la planification de tout événement, en particulier dans le monde de l'entreprise. Si le budget ne permet pas de financer l'événement, celui-ci ne peut avoir lieu. Il est nécessaire de s'asseoir et d'envisager un budget approprié pour l'événement, puis de s'assurer de ne pas dépasser ce budget.
Si vous n'êtes pas sûr du budget à prévoir pour un événement de grande envergure, prenez le temps de vous renseigner sur les événements précédents de votre entreprise et sur leurs coûts afin d'obtenir une fourchette approximative. Une fois que vous aurez déterminé votre budget, veillez à ne pas dépasser ce seuil. Lorsque vous travaillez avec un budget, n'oubliez pas de répartir les fonds de manière appropriée. Si vous dépensez trop pour les décorations, il vous restera moins d'argent pour les conférenciers ou la nourriture et les boissons. Vous ne voulez pas d'invités affamés !
3 Créer une liste d'invités
Maintenant que vous avez déterminé le budget, vous pouvez créer la liste des invités potentiels. Commencez par déterminer le nombre de personnes que les lieux disponibles peuvent accueillir. Si votre budget ne vous permet d'accueillir que 1 000 personnes, il est inutile de créer une liste d'invités comportant 10 000 noms.
Réfléchissez aux personnes qui bénéficieront le plus de l'événement (investisseurs, employés, etc.) et commencez à dresser la liste des invités. Il est toujours préférable d'inviter beaucoup de monde plutôt que trop peu.
4 Décider de l'emplacement
L'emplacement est un aspect essentiel de l'événement, si ce n'est la décision la plus importante. Vous devez vous assurer que le lieu est facilement accessible pour vos participants. Gardez également à l'esprit les besoins de déplacement de vos invités. Si vos invités ne sont pas de la ville, vous devez vous assurer qu'ils disposent de suffisamment de temps pour prendre leurs dispositions.
If you really want to wow your guests, planning your next corporate event on the water is a decision you will not regret. Your guests will cherish the memories created with their team while relaxing on the water in the fresh air. This will be a corporate event that is talked about for years to come and your team will appreciate the opportunity to get out of the office and on the water.
5 Envisagez de réserver un lieu qui dispose d'un planificateur d'événements.
If you’re still overwhelmed when thinking about planning a corporate event, it may be best to select an option that is nearly thoroughly planned for you. Many venues or locations will plan out the food, entertainment, drinks, and more for you. This will help save you time in the planning process. Most people assume that hiring an event planner will be costly. It may surprise you that event planners can often be cost-effective considering they have connections through a network of vendors. They are aware of fair rates and can negotiate on your behalf. They are knowledgeable and realistic about budgets and can help with determining a final budget, so you know the exact costs. Not only will they most likely save you money but more importantly time.
You can elect to book a corporate event on the water to provide attendees with beautiful views of nearly any major city. For example, if you’re seeking to create an event in Chicago, some yachts will allow you to offer an unforgettable event. When considering working with an event company, Chicago corporate events on the water are a great place to start. City Cruises also offers company event venues in:
- Événements d'entreprise à New York
- Événements d'entreprise à Boston
- Événements d'entreprise à Philadelphie
- Événements d'entreprise à San Francisco
- Événements d'entreprise à Long Beach
- Événements d'entreprise à Marina del Rey
- Événements d'entreprise à Newport Beach
- Événements d'entreprise à Washington DC
- Événements d'entreprise à San Diego
6 Envoyez les invitations et commercialisez l'événement d'entreprise
Une fois que vous avez déterminé si vous travaillez avec une société d'organisation d'événements d'entreprise ou si vous planifiez l'événement vous-même, il est nécessaire de réfléchir à la meilleure façon de commercialiser l'événement. Si les gens ne sont pas au courant de l'événement, ils ne pourront pas y participer. Le marketing événementiel s'est récemment déplacé en ligne, ce qui le rend beaucoup plus facile (et moins cher) à commercialiser. Vous pouvez commercialiser l'événement par le biais de courriels, d'annonces sur les médias sociaux, etc. Veillez à les mettre à jour si nécessaire et à être cohérent avec le message afin que l'information soit claire pour tous. Vous pouvez commencer par envoyer des invitations par courrier électronique, ajouter votre événement aux bulletins d'information de l'entreprise et demander à votre équipe Salesforce de passer le mot à vos clients et partenaires. Assurez-vous de disposer d'une méthode rationalisée pour communiquer les détails de l'événement.
7 Prendre les décisions finales et réserver les arrangements
La dernière étape de l'organisation d'un événement réussi consiste à confirmer les dispositions prises et à réserver le lieu de l'événement, le traiteur, etc. En tant qu'organisateur d'un événement d'entreprise, vous devez également réfléchir aux cadeaux ou aux documents à distribuer. Votre entreprise souhaite peut-être que chaque participant reçoive des t-shirts ou des bouteilles d'eau à son effigie. Ces articles donneront aux participants l'impression de faire partie de l'entreprise et leur procureront une expérience agréable. Il s'agit également d'un excellent outil de marketing.
C'est également le moment de finaliser les activités que vous souhaitez inclure dans l'événement. Une fois que vous aurez pris toutes les dispositions et passé en revue la liste de contrôle de la planification d'un événement d'entreprise avec votre équipe de planification, votre événement pourra se dérouler sans problème. Il ne vous reste plus qu'à profiter de l'événement lorsqu'il aura lieu.
Now that you have celebrated your event, make sure to get feedback from your guests. This will help determine if you have met your objectives for the meeting and can help you better prepare for next time. You can survey attendees using an event planning app or another survey method. It is important to understand that you may not get all positive feedback, which is part of making it even better for the next event. Ready to book your event? Fill out this form and an event planner will contact you.
FAQ
Why is it important to understand the intention of a corporate event?
There are several factors to consider planning a corporate event. Understanding the intention sets the right tone, and helps decide appropriate activities and /or speakers for the event.
When should you decide upon a budget for a corporate event?
Budget is a key factor in planning a successful corporate event and should be the first detail considered. You want to ensure that funds are allocated appropriately for each aspect such as; the venue, food, entertainment, and party size.
How should I determine the guest list?
Your guest list should include employees, clients, shareholders, and even potential clients. Establishing your intention for the event will help with the guest list.
Is Location important for your corporate event?
Location is one of the most important factors when planning a corporate event. You must choose a location that is comfortable and convenient for guests as well as a location that will set the tone.
Is it expensive to hire an event planner?
Hiring an event planner can be surprisingly affordable as oftentimes a planner has knowledge and connections with vendors to negotiate better pricing. They can also ensure things run smoothly with their experience.
How can I guarantee that my corporate event will engage attendees?
Careful planning and organization will ensure your corporate events’ success. A fun and relaxing environment will guarantee a good time will be had by all. Planning an event on the water will provide your guests with delicious food, lively entertainment, fresh air, and scenic views for an unforgettable event.
Date de publication originale : 9 août 2022