La planification d'un événement d'entreprise peut s'avérer décourageante ; trouver un équilibre entre le budget, les délais, les menus, les divertissements, tout en conservant votre emploi quotidien est pour le moins accablant ! Et pour couronner le tout, vous voulez que l'événement de cette année dépasse celui de l'année dernière.
Alors comment rester sur place et faire en sorte que votre événement se déroule sans accroc ? Notre liste de contrôle, préparée par des équipes d'organisateurs d'événements ayant plus de 80 ans d'expérience dans le secteur, vous aidera à y voir plus clair.
Constituez votre comité de planification de l'événement
Si vous avez le pouvoir d'agir, créez un comité composé des personnes suivantes :
Chef de projet***
Supervise toutes les facettes de l'événement et est responsable en dernier ressort de l'exécution de l'événement.
Gérer le budget et les décisions d'achat
Diriger les décisions concernant les thèmes, les activités et le calendrier de l'événement.
Tâches : 2, 3 et supervise toutes les autres tâches.
Responsable des communications***
Travaille avec le chef de projet pour établir la liste des participants
S'assure que les invités ont tout ce dont ils ont besoin pour profiter au maximum de l'événement.
Qu'il s'agisse de cartes, d'horaires ou de la liste des participants, votre responsable de la communication s'assure que tous les participants sont " au courant ".
Il est responsable du déploiement de toutes les invitations et des rappels de l'événement.
Tâches 1, 9 et 10
Responsable de l'expérience événementielle et du divertissement
Travailler avec le chef de projet pour trouver un lieu et planifier les options de nourriture et de boissons.
Planifier toutes les activités et les divertissements de l'événement, avec l'aide du responsable de l'ordonnancement.
Tâches 4, 5 et 6
Responsable de la conception créative
Votre responsable de la conception créative est là pour donner à votre événement un aspect fantastique.
Il élabore tous les éléments visuels pour les documents imprimés et en ligne, les horaires, la signalisation, les modèles de présentation, les articles promotionnels, etc.
Tâches 6 et 7
Responsable de la programmation
Travaille avec le chef de projet pour sélectionner la date
Travaille avec le responsable de l'expérience et du divertissement de l'événement pour gérer l'itinéraire, coordonner les heures de début et de fin avec le divertissement et le service de restauration.
S'assurer que tout le monde est au bon endroit au bon moment.
Aide à régler tous les détails et s'assure que les délais sont respectés.
Tâches 3, 8, 10 et aide pour toutes les autres tâches.
*** pour les petites équipes et les événements, donnez la priorité à ces postes
Votre liste de tâches pour l'organisation d'un événement
1 - Qui sera présent ?
S'agit-il d'une réunion d'équipe, de département ou d'entreprise ? La taille du groupe détermine presque tout, y compris le budget, le lieu, le divertissement et la nourriture, alors commencez par là pour votre planification.
2 - Établissez un budget
Vous vous mettrez sur la voie du succès si vous planifiez votre budget à l'avance, travaillez par étapes et respectez le plan. Notez que le coût moyen d'un événement se situe entre 75 et 180 dollars par personne.
3 - Choisir une date
Le choix de la date et de l'heure appropriées est essentiel au succès de votre événement. En plus de choisir une date qui convient à la plupart de vos participants, il y a d'autres
facteurs à prendre en compte :
Les grandes fêtes
Observances religieuses
Vacances scolaires
Longs week-ends
Événements sportifs
Saisonnalité
Autres facteurs spécifiques à votre région
Essayez de sélectionner au moins deux dates qui pourraient fonctionner. Ainsi, lorsque vous trouverez votre lieu de réunion, vous aurez une certaine flexibilité dans votre emploi du temps.
4 - Choisissez votre lieu de réception
Le choix du lieu est une partie cruciale du processus de planification d'un événement. De nombreuses entreprises ont tendance à privilégier les lieux conventionnels tels que les halls d'événements, les salles de bal des hôtels et les restaurants. Cependant, les fêtes les plus mémorables sont organisées dans des lieux non conventionnels comme des parcs, des entrepôts, des jetées ou des yachts.
Ne vous sentez pas limité par le lieu lorsque vous organisez votre événement. Sortez de votre zone de confort pour organiser quelque chose de vraiment extraordinaire.
5 - Planifier la nourriture et les boissons
La sélection des aliments peut aller des petites bouchées aux repas complets. Cette sélection se résume à quelques éléments :
Heure de l'événement
Durée de l'événement
Budget
Le choix des boissons peut faire ou défaire un budget. Pour ceux qui ont un budget serré, envisagez d'avoir des "tickets boissons" où les participants sont limités à quelques boissons sur place. Si vous souhaitez maintenir l'open bar, limitez la sélection à des bières, vins et sodas achetés à l'avance.
6 - Organisez des divertissements et des activités pour l'événement
Toutes les fêtes de bureau ne disposent pas du budget nécessaire pour organiser des divertissements et des activités, mais s'il y a de la place dans votre budget, cela pourrait vraiment faire passer votre événement au niveau supérieur !
Assurez-vous de discuter avec votre lieu de réception des divertissements et des activités qu'il propose, ou des fournisseurs avec lesquels il est associé. Souvent, vous pourrez économiser un ou deux dollars en passant par un fournisseur recommandé.
Si vous disposez de la main-d'œuvre nécessaire, n'hésitez pas à faire preuve de créativité ! Pinterest fournit une tonne d'idées créatives pour des jeux et activités DIY amusants pour les fêtes de bureau.
7 - Conception et valorisation de votre événement
Avec votre responsable de la conception créative, identifiez tous les aspects de l'événement que vous souhaitez marquer. Envisagez-vous d'apposer votre logo sur les serviettes de table, les nappes, sur le sol, sur les articles promotionnels ?
Une fois que vous avez déterminé votre lieu de réception, vous pouvez facilement commencer à attaquer cette étape. Encore une fois, n'hésitez pas à contacter le point de contact de votre lieu de réunion pour obtenir les caractéristiques de votre lieu.
Remarque : cette tâche est généralement réservée aux événements plus importants, organisés à l'échelle de l'entreprise ou destinés à des clients, alors ne vous inquiétez pas si votre budget est limité.
8 - Définir l'itinéraire
Cette étape s'écrit presque toute seule. Le responsable de la programmation sera chargé de compiler toutes les heures et informations pertinentes et de les présenter dans un format digeste pour tous les participants.
9 - Définir le code vestimentaire
Il s'agit d'une étape assez importante qui est souvent oubliée. En fonction du lieu, du divertissement et des activités prévues, le code vestimentaire changera. Veillez à ce que vos participants sachent non seulement comment s'habiller, mais aussi comment s'habiller chaudement.
Naviguer au clair de lune dans n'importe quelle ville est magnifique, mais il peut faire froid dehors selon la période de l'année ! Si vous organisez votre événement en plein air ou dans un lieu unique, demandez à votre établissement de vous recommander des vêtements.
10 - Envoyez les invitations (et les rappels !)
Une fois que vous avez choisi la date et le lieu de votre événement, envoyez une première invitation "Save the Date" à tous les participants pour qu'ils puissent la bloquer dans leur calendrier. Il n'est cependant pas nécessaire d'avoir tous les détails minutieux dès cette première invitation, car vous en serez probablement encore au stade de la planification.
Assurez-vous d'envoyer au moins un rappel de suivi avec des détails supplémentaires avant l'événement. Ce rappel doit comprendre les éléments suivants :
Date/heure
Lieu
Carte
Parking local
Code vestimentaire
Mini description de la nourriture/des boissons (pour que les gens sachent s'ils doivent prendre un repas à l'avance)
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