Planificar un evento corporativo puede parecer una tarea abrumadora. Se trata de una actividad importante que puede ayudar a debatir diversos temas, como el crecimiento de la empresa, el lanzamiento de productos, cambios importantes en la empresa, recompensas para los empleados y mucho más. Aunque parezca un reto, una planificación adecuada le ayudará a llevar a cabo su evento con facilidad. La siguiente guía le ayudará a decidir cómo planificar un evento corporativo de éxito.

El resultado previsto de un acto corporativo puede variar bastante de centrarse en el cliente a centrarse en la empresa o en los empleados. Dado que el tema del acto está abierto en función de las necesidades de la empresa, esto puede alterar los actos necesarios y los ponentes seleccionados para un acto corporativo. Por lo tanto, es esencial planificar en consecuencia un acto corporativo de éxito. Saber cuáles son sus objetivos y qué espera conseguir con el acto le proporcionará el mejor resultado.

 

¿Qué es un evento corporativo?

Los eventos corporativos ayudan a las empresas a debatir temas esenciales, desde la reestructuración de la empresa hasta los incentivos para los empleados. Son un aspecto vital de la cultura corporativa que permite a empleados y empresarios participar en un entorno informativo mientras se conectan en persona. Al crear un entorno educativo entre el empleado y el empresario, hay más posibilidades de que ambas partes alcancen el objetivo previsto del acto corporativo. Organizar un evento corporativo también brinda a la empresa la oportunidad de alertar al personal o a los miembros, o incluso al público, de conceptos promovidos por la organización. Es un momento en el que las empresas tienen la atención de todos los miembros en un mismo lugar de reunión. Esto es especialmente crucial para las empresas que no tienen la oportunidad de elaborar estrategias o reunirse con otras partes interesadas debido a las diferentes ubicaciones u horarios de trabajo.

A la hora de planificar un evento corporativo hay que tener en cuenta algunos aspectos, desde el número de asistentes hasta los costes.

 

¿Qué es la planificación de eventos corporativos?

Comprender el significado de la planificación de eventos corporativos es esencial para planificar el evento. La planificación de eventos corporativos es el proceso de organización y ejecución de eventos para empresas y organizaciones. Saber que un evento corporativo requiere más tiempo, esfuerzo y recursos que una reunión típica es vital. Organizar un evento corporativo es crucial para establecer relaciones de equipo y estrechar lazos con el fin de crear conexiones genuinas que ayuden al crecimiento de la empresa y de sus empleados.

Estos actos pueden ser de grupos pequeños o muy grandes. Este número depende del tamaño de la empresa y de quién deba asistir. Coordinar grupos más grandes lleva la planificación al siguiente nivel, por lo que es esencial entender cómo planificar un evento corporativo antes de emprender tal tarea.

If you’re planning a large corporate event or even on a smaller scale, consider working as a team where each member is responsible for their share or task. Create a spreadsheet to stay organized with each category, venue, guest speaker, agenda, and schedule. This way each person will know their expectations and the deadlines. Here is a list of free options to help you stay organized.

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Cómo planificar un evento corporativo

Los pasos que se indican a continuación le guiarán en la planificación de un acto de empresa de principio a fin. Después de leer este artículo, estará preparado para planificar cualquier evento corporativo futuro.

 

1 Considere la intención del evento

The initial step is deciding what message you want to send to the event attendees. Typically, the message is already decided when the company requests you to plan the event.

However, multiple messages may need to be relayed to the attendees, and it can be essential to decipher which message is primary and which is the secondary message.

Una vez decidida la intención y el mensaje, es fundamental tener en cuenta el objetivo del evento. Tal vez el objetivo sea reunir a los empleados o proporcionar un entorno acogedor a los posibles inversores. Tener en cuenta este objetivo ayudará a planificar el acto.

Remember, the event is focused on the attendees. So, it is essential to consider how the event will affect them and what they hope to gather. Put yourself in their shoes and decide what the event should accomplish. Is team building what you hope to achieve? Or is it brand recognition and loyalty? Is it educational for your employees? Whatever your needs may be, planning will create a smooth, enjoyable, and successful event for all.

2 Presupuesto para el evento

La elaboración de un presupuesto es esencial para la planificación de cualquier evento, especialmente en el mundo empresarial. Si el presupuesto no respalda el evento, éste no puede celebrarse. Es necesario sentarse y considerar un presupuesto adecuado para el evento, y luego asegurarse de no sobrepasar ese presupuesto.

Si no está seguro de cómo presupuestar un evento de mayor envergadura, dedique tiempo a investigar los eventos anteriores de la empresa y sus costes para hacerse una idea aproximada. Una vez determinado el presupuesto, asegúrese de no sobrepasar ese umbral. Cuando trabaje con un presupuesto, recuerde que debe asignar los fondos adecuadamente. Gastar demasiado en decoración te dejará menos dinero para los oradores invitados o para la comida y la bebida. No querrá invitados hambrientos.

3 Crear una lista de invitados

Ahora que has determinado el presupuesto, puedes crear la lista de invitados de los posibles asistentes. En primer lugar, hay que partir del número de personas que pueden albergar los locales disponibles. Si el presupuesto de los locales sólo permite acoger a 1.000 personas, no tiene sentido crear una lista de invitados con 10.000 nombres.

Piense en quién se beneficiaría más del acto (inversores, empleados, etc.) y empiece a confeccionar la lista de invitados. Siempre es mejor invitar a muchos que a pocos.

4 Decidir la ubicación

La ubicación es un aspecto esencial del acto, si no la decisión más importante. Debe asegurarse de que sea un lugar de fácil acceso para los asistentes. Tenga en cuenta también las necesidades de desplazamiento de sus invitados. Asegúrese de que, si asisten invitados de fuera de la ciudad, dispongan de tiempo suficiente para planificar los preparativos.

If you really want to wow your guests, planning your next corporate event on the water is a decision you will not regret. Your guests will cherish the memories created with their team while relaxing on the water in the fresh air. This will be a corporate event that is talked about for years to come and your team will appreciate the opportunity to get out of the office and on the water.

5 Considere la posibilidad de reservar un lugar que tenga un planificador de eventos

If you’re still overwhelmed when thinking about planning a corporate event, it may be best to select an option that is nearly thoroughly planned for you. Many venues or locations will plan out the food, entertainment, drinks, and more for you. This will help save you time in the planning process. Most people assume that hiring an event planner will be costly. It may surprise you that event planners can often be cost-effective considering they have connections through a network of vendors. They are aware of fair rates and can negotiate on your behalf. They are knowledgeable and realistic about budgets and can help with determining a final budget, so you know the exact costs. Not only will they most likely save you money but more importantly time.

You can elect to book a corporate event on the water to provide attendees with beautiful views of nearly any major city. For example, if you’re seeking to create an event in Chicago, some yachts will allow you to offer an unforgettable event. When considering working with an event company, Chicago corporate events on the water are a great place to start. City Cruises also offers company event venues in:

• Eventos corporativos en NYC
• Eventos corporativos en Boston
• Eventos corporativos en Filadelfia
• Eventos corporativos en San Francisco
• Eventos corporativos en Long Beach
• Eventos corporativos en Marina del Rey
• Eventos corporativos en Newport Beach
• Eventos corporativos en Washington DC
• Eventos corporativos en San Diego

6 Enviar invitaciones y comercializar el evento corporativo

Una vez que haya decidido si va a trabajar con una empresa de eventos corporativos o si va a planificar el evento usted mismo, es necesario considerar la mejor manera de comercializar el evento. Si la gente no conoce el evento, no podrá asistir. Recientemente, la comercialización de eventos ha pasado a realizarse a través de Internet, lo que facilita (y abarata) enormemente esta tarea. Puedes promocionar el acto a través de correos electrónicos, anuncios en las redes sociales, etc. Asegúrese de actualizarlos cuando sea necesario y de ser coherente con los mensajes para que la información sea clara para todos. Puede empezar enviando invitaciones por correo electrónico, añadiendo su evento a los boletines corporativos y haciendo que su equipo de Salesforce corra la voz entre clientes y socios. Asegúrese de que dispone de un método racionalizado para comunicar los detalles del evento.

7 Tomar las decisiones finales y reservar los arreglos

El último paso en la planificación de un evento de éxito es confirmar los preparativos y reservar el lugar del evento, la empresa de catering, etc. Puesto que usted es el organizador del acto, también deberá tener en cuenta los obsequios o regalos que desea incluir. Tal vez su empresa quiera que cada participante reciba camisetas o botellas de agua con su marca. Estos artículos harán que los asistentes se sientan parte de la empresa y les proporcionarán una experiencia agradable. También es una gran herramienta de marketing.

También es el momento de ultimar las actividades que desea incluir en el evento. Una vez que haya hecho todos los preparativos y haya repasado la lista de control de la planificación de eventos corporativos con su equipo de planificación de eventos, su evento puede desarrollarse sin problemas. Lo único que queda por hacer es disfrutar del evento cuando llegue.

Now that you have celebrated your event, make sure to get feedback from your guests. This will help determine if you have met your objectives for the meeting and can help you better prepare for next time. You can survey attendees using an event planning app or another survey method. It is important to understand that you may not get all positive feedback, which is part of making it even better for the next event. Ready to book your event? Fill out this form and an event planner will contact you.

 

PREGUNTAS FRECUENTES

Why is it important to understand the intention of a corporate event?

There are several factors to consider planning a corporate event. Understanding the intention sets the right tone, and helps decide appropriate activities and /or speakers for the event.

When should you decide upon a budget for a corporate event?

Budget is a key factor in planning a successful corporate event and should be the first detail considered. You want to ensure that funds are allocated appropriately for each aspect such as; the venue, food, entertainment, and party size.

How should I determine the guest list?

Your guest list should include employees, clients, shareholders, and even potential clients. Establishing your intention for the event will help with the guest list.

Is Location important for your corporate event?

Location is one of the most important factors when planning a corporate event. You must choose a location that is comfortable and convenient for guests as well as a location that will set the tone.

Is it expensive to hire an event planner?

Hiring an event planner can be surprisingly affordable as oftentimes a planner has knowledge and connections with vendors to negotiate better pricing. They can also ensure things run smoothly with their experience.

How can I guarantee that my corporate event will engage attendees?

Careful planning and organization will ensure your corporate events’ success. A fun and relaxing environment will guarantee a good time will be had by all. Planning an event on the water will provide your guests with delicious food, lively entertainment, fresh air, and scenic views for an unforgettable event.

 

 

Fecha de publicación original: 9 de agosto de 2022