La planificación de un evento corporativo puede ser desalentadora; equilibrar el presupuesto, los plazos, los menús, el entretenimiento, todo ello mientras se mantiene el trabajo diario es, como mínimo, abrumador. Para colmo, usted quiere que el evento de este año supere al del año anterior.

Entonces, ¿cómo puede quedarse y asegurarse de que su evento se desarrolle sin problemas? Nuestra lista de comprobación, preparada por equipos de planificación de eventos con más de 80 años de experiencia en el sector, le facilitará las cosas.

Crea tu comité de planificación de eventos
Si tienes la capacidad para hacerlo, reúne un comité compuesto por los siguientes cargos:

Director de proyecto***

Supervisa todas las facetas del evento y es responsable en última instancia de su ejecución
Gestiona el presupuesto y las decisiones de compra
Dirige las decisiones sobre los temas, las actividades y el calendario del evento
Tareas: 2, 3 y Supervisa todas las demás tareas
Director de Comunicación***

Trabaja con el director del proyecto para identificar la lista de asistentes
Se asegura de que los invitados tengan todo lo que necesitan para aprovechar al máximo el evento
Desde los mapas hasta los horarios, pasando por la elaboración de la lista de confirmación de asistencia, el responsable de comunicación se asegura de que todos los asistentes estén "al tanto".
Es responsable del despliegue de todas las invitaciones y recordatorios del evento
Tareas 1, 9 y 10
Responsable de la experiencia del evento y del entretenimiento***

Trabaja con el Director de Proyectos para encontrar un lugar y planificar las opciones de comida y bebida
Planifica todas las actividades y el entretenimiento del evento, con la ayuda del jefe de programación
Tareas 4, 5 y 6
Jefe de diseño creativo

Su jefe de diseño creativo está ahí para hacer que su evento tenga un aspecto fantástico
Se encarga de la elaboración de todos los materiales visuales para la impresión y la web, los horarios, la señalización, las plantillas de presentación, el botín, etc.
Tareas 6 y 7
Jefe de programación

Trabaja con el director del proyecto para seleccionar la fecha
Trabaja con el Jefe de Experiencia y Entretenimiento del Evento para gestionar el itinerario, coordina las horas de inicio y finalización con el entretenimiento y el servicio de comida
Se asegura de que todo el mundo esté en el lugar correcto en el momento adecuado
Ayuda a atar todos los cabos sueltos y se asegura de que se cumplan los plazos.
Tareas 3, 8, 10 y ayuda en todas las demás tareas

*** para los equipos y eventos más pequeños, dar prioridad a estos puestos

Su lista de tareas de planificación de eventos
1 - ¿Quién va a asistir?
¿Es un asunto de equipo, de departamento o de toda la empresa? El tamaño del grupo lo define casi todo, incluido el presupuesto, el lugar de celebración, el entretenimiento y la comida, así que empiece por aquí para su planificación.

2 - Establezca un presupuesto
El éxito está asegurado si planificas tu presupuesto con antelación, trabajas por etapas y te ciñes al plan. Ten en cuenta que el coste medio de un evento oscila entre 75 y 180 dólares por persona.

3 - Elija una fecha
Seleccionar la fecha y la hora adecuadas es fundamental para el éxito de su evento. Además de elegir una fecha conveniente para la mayoría de los asistentes, hay otros
factores que deberá tener en cuenta:

Fiestas mayores
Celebraciones religiosas
Recesos escolares
Fines de semana largos
Eventos deportivos
Estacionalidad
Otros factores específicos de su localidad
Intente seleccionar al menos dos fechas que puedan funcionar para que, cuando busque el lugar de celebración, tenga flexibilidad de horarios.

4 - Seleccione el lugar de celebración
La selección del lugar de celebración es una parte crucial del proceso de planificación del evento. Muchas empresas tienden a inclinarse por los espacios convencionales, como salones de actos, salones de hoteles y restaurantes. Sin embargo, las fiestas más memorables se celebran en lugares poco convencionales como parques, almacenes, muelles o yates.

No se sienta limitado por la ubicación al planificar su evento. Salga de su zona de confort para planificar algo realmente extraordinario.

5 - Planificar la comida y las bebidas
La selección de alimentos puede ir desde pequeños bocados hasta comidas completas sentadas. Esta selección se reduce a algunas cosas:

Hora del evento
Duración del evento
Presupuesto
Las opciones de bebidas pueden hacer que el presupuesto se rompa. Para los que tienen un presupuesto ajustado, considera la posibilidad de tener "tickets de bebida" en los que los asistentes tengan limitadas algunas bebidas. Si quieres seguir teniendo barra libre, limita la selección a la cerveza, el vino y los refrescos comprados de antemano.

6 - Organizar el entretenimiento y las actividades del evento
No todas las fiestas en la oficina tienen presupuesto para entretenimiento y actividades, pero si hay espacio en su presupuesto podría realmente llevar su evento al siguiente nivel.

Asegúrate de hablar con el lugar de celebración sobre el entretenimiento y las actividades que ofrecen, o los proveedores con los que colaboran. Muchas veces podrás ahorrarte uno o dos dólares si recurres a un proveedor recomendado.

Si tienes mano de obra, no dudes en ser creativo. En Pinterest encontrarás un montón de ideas creativas sobre juegos y actividades divertidas para fiestas de oficina.

7 - Diseñar y poner la marca de su evento
Junto con su líder de diseño creativo, identifique todos los aspectos del evento que desea marcar. ¿Piensa poner su logotipo en las servilletas, los manteles, en el suelo o en el botín?

Una vez que tengas claro el lugar de celebración, puedes empezar a realizar este paso. Una vez más, no dudes en ponerte en contacto con el punto de contacto de tu lugar de celebración para obtener las especificaciones del mismo.

Nota: Esta es una tarea que normalmente se realiza en los eventos más grandes de la empresa o de cara al cliente, así que no te preocupes por este paso si tienes un presupuesto limitado.

8 - Definir el itinerario
Este paso casi se escribe solo. El responsable de la programación se encargará de recopilar toda la información y los horarios relevantes y de ponerlos en un formato digerible para todos los asistentes.

9 - Establecer el código de vestimenta
Este es un paso bastante importante que muchas veces se olvida. Dependiendo del lugar de celebración, el entretenimiento y las actividades previstas, el código de vestimenta cambiará. Asegúrese de que sus asistentes sepan no sólo lo formal que deben vestir, sino también lo abrigados que deben ir.

Navegar bajo la luz de la luna en cualquier ciudad es precioso, pero puede hacer frío ahí fuera dependiendo de la época del año. Si vas a celebrar tu evento al aire libre o en un lugar único, pide recomendaciones sobre la ropa que debes llevar.

10 - Enviar invitaciones (y recordatorios)
Una vez que hayas identificado la fecha y el lugar de celebración, envía una primera invitación de "¡Salvemos la fecha!" a todos los asistentes para que puedan bloquearla en su calendario. Sin embargo, no es necesario que tengas todos los detalles en esa primera invitación, ya que lo más probable es que aún estés en la fase de planificación.

Asegúrese de enviar al menos un recordatorio de seguimiento con detalles adicionales antes del evento. Este recordatorio debe incluir lo siguiente:

Fecha/hora
Ubicación
Mapa
Aparcamiento local
Código de vestimenta
Mini descripción de la comida/bebida (para que la gente sepa si va a comer antes)
Descargue y comparta la infografía completa - Descargar

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