Planlægning af et firmaarrangement kan være skræmmende; det er mildest talt overvældende at balancere budget, tidslinjer, menuer, underholdning og samtidig passe dit daglige arbejde! Oven i købet ønsker du, at dette års begivenhed skal overgå sidste års begivenhed.

Så hvordan bliver du og sikrer du, at dit arrangement forløber uden problemer? Vores tjekliste, der er udarbejdet af eventplanlægningsteams med tilsammen over 80 års erfaring i branchen, vil tage brodden af det hele.

Opbyg dit udvalg til planlægning af din begivenhed
Hvis du har mandskab til det, kan du sammensætte et udvalg bestående af følgende personer:

Projektleder***

Overvåger alle facetter af arrangementet og er i sidste ende ansvarlig for arrangementets gennemførelse
forvalter budgettet og træffer beslutninger om indkøb
træffer beslutninger om temaer, aktiviteter og timing for arrangementet
Opgaver: 2, 3 og fører tilsyn med alle andre opgaver
Kommunikationschef***

Samarbejder med projektleder om at identificere deltagerlisten
Sikrer, at gæsterne har alt det, de har brug for, så de får mest muligt ud af arrangementet
Fra kort til tidsplaner til opbygning af RSVP-listen sørger din kommunikationschef for, at alle deltagere er "informeret"
Ansvarlig for udsendelse af alle invitationer og påmindelser om begivenheden
Opgaver 1, 9 og 10
Leder af Event Experience & Entertainment***

Samarbejder med projektleder om at finde et sted og planlægge mad- og drikkevaremuligheder
Planlægger alle eventaktiviteter og underholdning med hjælp fra den ansvarlige for planlægningen
Opgaver 4, 5 og 6
Leder af kreativt design

Din Creative Design Lead er der for at få dit arrangement til at se fantastisk ud
Sammensætter alle visuelle elementer til trykte og webmaterialer, tidsplaner, skiltning, præsentationsskabeloner, swag osv.
Opgaver 6 og 7
Planlægningsansvarlig

Samarbejder med projektlederen om at vælge datoen
Samarbejder med Event Experience & Entertainment Lead om at administrere rejseplanen og koordinere start- og stoptidspunkter med underholdning og madservering
Sørger for, at alle er på det rigtige sted på det rigtige tidspunkt
Hjælper med at få styr på alle løse ender og sikrer, at deadlines overholdes
Opgaver 3, 8, 10 og hjælper med alle andre opgaver

*** for mindre hold og arrangementer, prioritere disse stillinger

Din opgaveliste til planlægning af din begivenhed
1 - Hvem vil deltage?
Er det et teamarrangement, en afdeling eller hele virksomheden? Gruppens størrelse bestemmer næsten alt, herunder budget, sted, underholdning og mad, så start med planlægningen her.

2 - Fastsæt et budget
Du kan sikre dig selv succes, hvis du planlægger dit budget på forhånd, arbejder i etaper og holder dig til planen. Bemærk, at den gennemsnitlige pris for et arrangement ligger mellem 75 og 180 dollars pr. person.

3 - Vælg en dato
Det er afgørende for, at dit arrangement bliver en succes, at du vælger den rette dato og det rette tidspunkt. Ud over at vælge en dato, der passer til de fleste af dine deltagere, er der også andre
faktorer, som du skal overveje:

Store helligdage
Religiøse observationer
Skoleferier
lange weekender
sportsbegivenheder
Sæsonbestemt
Andre faktorer, der er specifikke for dit område
Prøv at vælge mindst to datoer, der kan fungere, så du har fleksibilitet i din tidsplan, når du skal finde dit sted.

4 - Vælg dit mødested
Valg af sted er en vigtig del af planlægningsprocessen. Mange virksomheder har en tendens til at vælge mere konventionelle steder som f.eks. haller, hotelsale og restauranter. De mest mindeværdige fester afholdes dog på ukonventionelle steder som parker, pakhuse, moler eller lystbåde.

Du skal ikke føle dig begrænset af beliggenheden, når du planlægger dit arrangement. Gå uden for din komfortzone for at planlægge noget helt ekstraordinært.

5 - Planlæg mad og drikkevarer
Madudbuddet kan spænde fra små bidder til komplette siddende måltider. Dette valg afhænger af et par ting:

Tidspunkt for begivenheden
Begivenhedens varighed
Budget
Drikkevarerne kan være afgørende for budgettet. Hvis du har et stramt budget, kan du overveje at have "drinksbilletter", hvor deltagerne kun kan få et par drinks på dig. Hvis du stadig ønsker at have åben bar, så begræns udvalget til øl, vin og sodavand, der er købt på forhånd.

6 - Organiser underholdning og aktiviteter til arrangementet
Det er ikke alle firmafester, der har budget til underholdning og aktiviteter, men hvis der er plads i budgettet, kan det virkelig løfte dit arrangement til det næste niveau!

Sørg for at tale med dit sted om underholdning og aktiviteter, som de tilbyder, eller om leverandører, som de samarbejder med. Mange gange vil du kunne spare en krone eller to ved at gå gennem en anbefalet leverandør.

Hvis du har mandskab til det, er du velkommen til at være kreativ! På Pinterest finder du et væld af kreative idéer til sjove DIY-lege og aktiviteter til kontorfester.

7 - Design og branding af din begivenhed
Sammen med din kreative designleder skal du identificere alle aspekter af den begivenhed, du ønsker at brande. Skal dit logo være på servietter, duge, på gulvet, på swag?

Når du har fået fastlagt dit sted, kan du nemt gå i gang med dette trin. Igen, tøv ikke med at kontakte din kontaktperson for at få nærmere oplysninger om dit sted.

Bemærk: Dette er normalt en opgave for de større, virksomhedsdækkende arrangementer eller arrangementer for kunderne, så du skal ikke svede over dette trin, hvis du har et begrænset budget.

8 - Fastlæg rejseplanen
Dette trin skriver næsten sig selv. Planlægningslederen har ansvaret for at samle alle relevante tidspunkter og oplysninger og sætte dem ind i et letfordøjeligt format for alle deltagere.

9 - Fastsæt en dresscode
Dette er et ret vigtigt skridt, som mange gange bliver glemt. Afhængigt af dit sted, underholdning og planlagte aktiviteter vil dresscoden ændre sig. Sørg for, at dine deltagere ikke kun ved, hvor formelt de skal klæde sig, men også hvor varmt de skal klæde sig på.

Det er smukt at sejle i måneskin i enhver by, men det kan blive koldt derude afhængigt af årstiden! Kontakt dit sted for at få anbefalinger om tøj, hvis du afholder dit arrangement udendørs eller på et unikt sted.

10 - Send invitationer (og påmindelser!)
Når du har fundet din dato og dit sted, skal du sende en indledende "Save the Date!"-invitation til alle deltagere, så de kan blokere datoen i deres kalender. Det er dog ikke nødvendigt at have alle detaljerne klar ved den første invitation, da I sandsynligvis stadig er i planlægningsfasen.

Sørg for at sende mindst én opfølgende påmindelse med yderligere oplysninger inden arrangementet. Denne påmindelse bør indeholde følgende:

Dato/tid
Sted
Kort
Lokal parkering
Dresscode
Minibeskrivelse af mad/drikkevarer (så folk ved, om de skal have et måltid mad på forhånd)
Download og del den fulde infografik - Download

Vær vært for dit næste arrangement med Hornblower Cruises! Med 35+ år i eventplanlægningsbranchen og over 50.000 firmaarrangementer under vores bælte ved vi en ting eller to om, hvordan man skaber en uforglemmelig, episk oplevelse. Tjek os ud i San Francisco, Berkeley, Marina del Rey, Newport Beach, Long Beach, San Diego og New York!

Anmod om et skræddersyet tilbud til dit firmaarrangement